Что писать в сроке или условии прекращения обработки персональных данных

В поле «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» пишите, когда оператор завершит обработку. Оператор — тот, кто организует обработку данных. Если момент завершения известен заранее, укажите дату. Если он связан с будущим событием, опишите это событие. Закон позволяет выбрать срок или условие: именно так сформулирован п. 9 ч. 3 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.

Начните с цели, ради которой собираете сведения о людях. Для обработки, которая нужна до достижения определённой цели, возможна формулировка: «Достижение цели обработки персональных данных либо утрата необходимости в её достижении, с учётом сроков хранения, установленных федеральным законом или договором». Используйте такой вариант, если он соответствует вашей обработке. Связь между завершением обработки и её целью закреплена в ч. 7 ст. 5 152-ФЗ.

Если цель конкретнее, раскройте её в условии. Вместо отвлечённого «до достижения целей» укажите, какую именно цель вы имеете в виду. Это позволит сопоставить условие прекращения с остальными сведениями уведомления. Цели должны быть конкретными и заранее определёнными; обработка, несовместимая с целями сбора, запрещена — ч. 2 ст. 5 152-ФЗ.

При выборе даты учитывайте дальнейшее хранение. Достижение рабочей цели не всегда совпадает с окончанием допустимого хранения: федеральный закон или договор с человеком может устанавливать его срок. Речь о договоре, в котором человек является стороной, выгодоприобретателем или поручителем. Если такой срок относится к вашим данным, учитывайте его при заполнении поля. Правило о хранении содержится в ч. 7 ст. 5 152-ФЗ.

Когда целей несколько, сопоставьте условие завершения с каждой из них. Не переносите срок одной обработки на все остальные без связи с их назначением. Например, описание события должно позволять понять, к какой заявленной цели оно относится. Для каждой цели оператор указывает категории данных и людей, правовое основание, действия с данными и способы обработки — ч. 3.1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.

Если после подачи уведомления срок или условие изменились, обновите сведения. Сообщить об изменениях нужно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем их возникновения. При неполных или недостоверных сведениях уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных вправе потребовать уточнения до внесения в реестр — ч. 6 и 7 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.

Когда обработка действительно прекращена, направьте отдельное уведомление об этом в течение десяти рабочих дней с даты прекращения. Заполненное заранее условие описывает будущий момент завершения, а сообщение о прекращении отражает уже наступившее событие. Эта обязанность установлена ч. 7 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.