Заменяет ли УПД счёт-фактуру

Если продавец передал УПД вместо двух документов, выясните, какие функции в нём объединены. Для бухгалтерского учёта нужно подтвердить хозяйственную операцию, а для вычета предъявленного НДС — выполнить требования к счёту-фактуре. УПД является счётом-фактурой по своей функции, когда отвечает этим требованиям. Тогда оформлять отдельный документ с теми же сведениями для этой цели не нужно — п. 1 и 2 ст. 169 НК РФ, ст. 9 402-ФЗ.

Начните со сведений об операции. Из документа должны определяться продавец и покупатель, товары, работы или услуги, их стоимость, ставка и сумма налога. Проверьте также номер и дату составления. Если ошибка мешает налоговым органам установить участников сделки или эти показатели, правило о допустимых ошибках не защитит вычет. Если не мешает, такая ошибка не служит основанием для отказа — п. 2 и 5 ст. 169 НК РФ.

Затем проверьте, кто подписал УПД в части счёта-фактуры. Если продавец — организация, проверьте подписи руководителя и главного бухгалтера либо лиц, которым поручено подписывать счета-фактуры. Их полномочия могут подтверждаться приказом или доверенностью. За индивидуального предпринимателя подпись ставит он либо представитель по доверенности; нужны также сведения о государственном регистрационном номере предпринимателя и дате его присвоения — п. 6 ст. 169 НК РФ.

Для первичного учёта у УПД есть своя задача: зафиксировать реально совершённую операцию. Укажите название и дату документа, составивший его экономический субъект, содержание операции, её натуральное или денежное измерение с единицами. Нужны должности ответственных лиц, их подписи и сведения, позволяющие определить подписантов. Форму первичного документа определяет руководитель по представлению лица, ведущего бухгалтерский учёт, — ч. 1, 2 и 4 ст. 9 402-ФЗ.

Если в полученном УПД есть только сведения для первичного учёта, можно принять его как подтверждение операции при соблюдении требований к первичным документам. Но использовать его для вычета как счёт-фактуру можно лишь после выполнения требований ст. 169 НК РФ. Обратитесь к продавцу за надлежащим оформлением документа для вычета; вопрос не решается простым переименованием бумаги.

Электронный УПД тоже оценивают с учётом обеих функций. Для первичного документа предусмотрена электронная подпись. Электронный счёт-фактура требует усиленной квалифицированной электронной подписи, а также согласия сторон и совместимых средств приёма и обработки, кроме предусмотренных законом исключений. При приобретении прослеживаемых товаров организациям и предпринимателям нужно обеспечить получение электронных счетов-фактур через оператора электронного документооборота — ч. 5 ст. 9 402-ФЗ, п. 1, 1.2 и 6 ст. 169 НК РФ.

Отдельно решается ситуация, когда покупатель не является плательщиком НДС либо освобождён от соответствующих обязанностей. При письменном согласии сторон счёт-фактуру можно не составлять, кроме реализации прослеживаемых товаров. Здесь отсутствие отдельного счёта-фактуры связано с условиями сделки и статусом покупателя, а первичный документ всё равно нужен для оформления операции — подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, ч. 1 ст. 9 402-ФЗ.