Является ли должность персональными данными

Если рядом с фамилией работника указана его должность, запись сообщает, какую должность занимает конкретный человек. Это информация о нём, даже если она касается только служебной деятельности. Для признания сведений персональными данными решающим является их отношение к определённому или определяемому физическому лицу. Такой критерий закреплён в п. 1 ст. 3 152-ФЗ и применим к сведениям о должности сотрудника.

Если же написано только «бухгалтер» или «менеджер» и установить человека по записи нельзя, это название вида работы. Например, перечень возможных должностей без привязки к людям не сообщает, кто именно их занимает. Отличие от записи о работнике состоит в отсутствии определённого или определяемого человека, к которому относятся сведения. Оценивать нужно эту связь, а не привычность или распространённость названия должности — п. 1 ст. 3 152-ФЗ.

Отсутствие фамилии ещё не решает вопрос. Человека иногда можно определить косвенно: например, по сочетанию названия организации, подразделения и единственной должности в нём. Если такое сочетание позволяет установить сотрудника, сведения относятся к определяемому лицу. Если в записи указана лишь распространённая должность, которую занимает множество неизвестных людей, связь с конкретным человеком может отсутствовать. Оба случая различаются по критерию из п. 1 ст. 3 152-ФЗ.

При подготовке списка работников смотрите на каждую запись вместе с соседними сведениями. Удаление имени не всегда превращает список в обезличенный: по оставшейся должности и дополнительной информации может быть понятно, о ком идёт речь. Обезличивание означает, что определить принадлежность сведений конкретному человеку без дополнительной информации невозможно. Именно так это действие определено в п. 9 ст. 3 152-ФЗ. Простое сокращение записи и обезличивание могут дать разный результат.

Если должность связана с определяемым сотрудником, её запись, хранение и использование относятся к обработке персональных данных. Это касается и передачи соответствующих сведений: обработка охватывает действия с ними как с использованием автоматизации, так и без неё. Например, сохранение списка с именами и должностями подпадает под понятие хранения, а изменение должности в записи — под обновление сведений. Основание для такой оценки — п. 3 ст. 3 152-ФЗ.

При передаче информации о должности имеет значение круг получателей. Раскрытие сведений определённому адресату или определённому кругу лиц называется предоставлением. Если действия направлены на раскрытие неопределённому кругу лиц, речь идёт о распространении. Такое различие установлено п. 5 и п. 6 ст. 3 152-ФЗ. Поэтому перед оценкой действий с записью сначала установите, можно ли определить работника, затем — что именно происходит со сведениями и кому они раскрываются.