В каких случаях нужно ставить апостиль

Чтобы решить, нужно ли ставить апостиль, начните с двух вопросов: кем оформлен документ и в какой стране его будут предъявлять. Российский закон об апостиле относится к официальным документам, которые вывозят за пределы России. Именно для такого использования выбирают порядок удостоверения документа — ст. 1 Закона № 330-ФЗ. Обязателен ли апостиль в вашем случае, решают с учётом назначения бумаги и международного договора, применимого к её предъявлению.

Апостиль нужен для удостоверения происхождения официального документа. Это штамп: он подтверждает подлинность подписи и должность человека, подписавшего документ, а в соответствующем случае — подлинность печати или штампа. Его проставляет компетентный орган, то есть орган, которому предоставлены такие полномочия. Штамп может находиться на документе либо на отдельном скреплённом с ним листе. Так определяется апостиль в п. 4 ст. 2 Закона № 330-ФЗ.

Если документ выдал государственный орган или суд, он относится к кругу документов, для которых предусмотрено проставление апостиля. В этот круг входят также документы органов прокуратуры, организаций, осуществляющих образовательную деятельность, государственных и муниципальных учреждений. Для документов органов местного самоуправления имеет значение, выданы ли они при осуществлении переданных государственных полномочий. Такой перечень закреплён в ч. 1 ст. 5 Закона № 330-ФЗ; он помогает определить, подходит ли документ для этой процедуры по своему источнику.

Нужно ли делать апостиль на нотариальном документе? Документы, оформленные российскими нотариусами при совершении нотариальных действий, тоже признаются официальными. То же касается документов других лиц, имеющих право совершать нотариальные действия, и документов многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг. Поэтому при выборе процедуры учитывайте не только название бумаги, но и способ её оформления — ч. 2 ст. 5 Закона № 330-ФЗ.

Отдельный случай — документы дипломатических представительств и консульских учреждений: апостиль на них не ставят. Запрет распространяется и на документы, прямо связанные с коммерческой либо таможенной операцией. Если для предъявления подготовлена нотариально удостоверенная копия такого документа, исключение продолжает действовать. Удостоверение копии нотариусом не позволяет обойти этот запрет — ч. 3 ст. 5 Закона № 330-ФЗ.

Страна предъявления определяет другой существенный вопрос: применяется ли порядок легализации. Если российский официальный документ предназначен для государства, которое не участвует в международных договорах России, отменяющих требование легализации, его легализует федеральный орган исполнительной власти, ведающий вопросами иностранных дел, либо его территориальные органы — представительства в России. Это правило установлено п. 1 акта «О легализации российских и иностранных официальных документов и об истребовании личных документов». Поэтому перед оформлением апостиля сопоставьте страну назначения с применимым договорным порядком: для предъявления документа может требоваться именно легализация.