Сколько нужно хранить согласие на обработку персональных данных

Если вы решаете, сколько хранить согласие на обработку персональных данных, начните с вопроса, для чего оно вам требуется. Оператор — тот, кто организует или осуществляет обработку данных. Когда основанием служит согласие человека, оператору нужно иметь доказательство его получения. Это практический ориентир для сохранения документа: продолжая ссылаться на разрешение, обеспечьте возможность его предъявить. Обязанность подтвердить получение согласия лежит на операторе по ч. 3 ст. 9 152-ФЗ.

Не смешивайте срок действия разрешения и время, в течение которого хранится его подтверждение. В письменном согласии указывают период его действия и способ отзыва, если федеральным законом не предусмотрено иное. Этот период отвечает на вопрос, когда разрешение действует. Он не превращает последнюю дату действия в команду удалить документ. Требование к содержанию письменного согласия закреплено в п. 8 ч. 4 ст. 9 152-ФЗ.

Сохранять нужно доказательство согласия конкретного человека, а не только пустой образец формы. По нему должно быть возможно подтвердить, какое разрешение было получено. Для письменного согласия существенны цель, перечень данных, разрешённые действия, срок и подпись. Сопоставляя документ с фактической обработкой, учитывайте эти сведения: они входят в содержание согласия по ч. 4 ст. 9 152-ФЗ.

Бумажный документ — не единственный способ подтверждения. Согласие допускается в форме, которая позволяет доказать его получение, если федеральный закон не требует другого. При организации хранения электронного подтверждения ориентируйтесь именно на возможность доказать волеизъявление человека. Когда требуется письменная форма, электронный документ с электронной подписью признаётся равнозначным бумажному согласию с собственноручной подписью — ч. 1 и 4 ст. 9 152-ФЗ.

Согласие оформляют отдельно от других сведений и документов, которые человек подписывает или подтверждает. Поэтому при хранении договора проверьте, сохранено ли также отдельное согласие, на которое вы ссылаетесь. Обязанность отдельного оформления установлена ч. 1 ст. 9 152-ФЗ; доказательство получения требуется по ч. 3 той же статьи.

Если человек отозвал согласие, нужно различать прежнее разрешение и основание дальнейшей обработки. Продолжать обработку после отзыва можно при наличии предусмотренного законом основания без согласия. Сохранённая подпись не продлевает отозванное разрешение. Такое разграничение следует из ч. 2 ст. 9 152-ФЗ. Для подтверждения прежней обработки значение имеет полученное тогда согласие, а для последующей — действующее правовое основание.

При согласии через представителя сохраняйте связь между разрешением и подтверждением его полномочий. Оператор проверяет право представителя дать согласие за человека. В письменном документе указывают реквизиты доверенности или другого подтверждающего полномочия документа. Это позволяет объяснить, почему разрешение получено от другого лица, — ч. 1 и 4 ст. 9 152-ФЗ.