Сколько нужно хранить акты выполненных работ

Если акт выполненных работ используется как первичный учётный документ, хранить его нужно минимум пять лет после отчётного года. Обязанность сохранять такие документы возложена на экономический субъект — организацию или предпринимателя, к чьему бухгалтерскому учёту они относятся. Для ответа на вопрос о сроке хранения акта имеет значение именно его использование в учёте: правило для первичных документов закреплено в ч. 1 ст. 29 402-ФЗ.

Отсчёт связан с отчётным годом, а не просто с датой подписания акта. Формулировка «после отчётного года» означает, что установленный минимум должен пройти уже после этого года. Если считать пять лет непосредственно со дня оформления документа, можно ошибиться с моментом окончания хранения. При определении срока для конкретного акта ориентиром служит отчётный год, к которому относится первичный документ, — ч. 1 ст. 29 402-ФЗ.

Пять лет — нижняя граница, а не универсальная дата уничтожения любых актов. Закон связывает продолжительность хранения с правилами организации государственного архивного дела и одновременно запрещает сокращать её ниже установленного минимума. Поэтому решение об уничтожении актов после истечения пяти лет должно учитывать применимый архивный срок. Ответ «хранятся ровно пять лет» может привести к преждевременному уничтожению документов — ч. 1 ст. 29 402-ФЗ.

В течение всего срока акты нужно сохранять в безопасных условиях и защищать от изменений. Обязанность касается не только наличия документов: сохранённый акт должен быть защищён от вмешательства в его содержание. Это относится и к актам, работа с которыми уже закончена: завершение учётных операций не отменяет требований к их дальнейшему хранению. Организация хранения должна обеспечивать выполнение обоих требований на протяжении периода, когда документы подлежат сохранению, — ч. 3 ст. 29 402-ФЗ.

Если учёт ведётся с использованием электронных документов, нужно учитывать и возможность их воспроизведения. Средства, позволяющие воспроизводить электронные документы и проверять подлинность электронной подписи, также подлежат хранению. Для них отсчёт иной: минимум пять лет после года последнего использования для составления бухгалтерской отчётности. Это правило относится к обеспечению работы с электронными документами — ч. 2 ст. 29 402-ФЗ.

При смене руководителя акты, входящие в документы бухгалтерского учёта организации, должны быть переданы вместе с остальными учётными документами. Порядок такой передачи определяет сама организация. Смена руководителя не прекращает обязанность хранить акты: нужно обеспечить их передачу и дальнейшую сохранность в пределах действующего срока — ч. 4 ст. 29 402-ФЗ.