Сколько лет нужно хранить договоры ГПХ

Чтобы определить, сколько лет нужно хранить договоры ГПХ, начните с их назначения. Сокращение ГПХ в названии договора указывает на его гражданско-правовой характер, но срок хранения выбирают с учетом назначения документов. Нужно выяснить, какие расчеты и сведения подтверждает документ: налоги, страховые взносы, бухгалтерский учет или сведения по личному составу. Если договор нужен для нескольких целей, сохраняйте его до окончания всех применимых сроков. Окончание одного срока не прекращает другую обязанность по хранению — ст. 23 НК РФ, ст. 29 402-ФЗ, ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ.

Если договор подтверждает сведения, необходимые для исчисления и уплаты налогов, ориентир — пять лет. Обязанность охватывает данные бухгалтерского и налогового учета, подтверждение доходов, расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, а также уплаты или удержания налогов. Это правило действует, если Налоговый кодекс не предусматривает иное. Решая вопрос о хранении договора, учитывайте его связь с такими сведениями — подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Для документов, необходимых при исчислении и уплате страховых взносов, предусмотрено шесть лет. Если договор ГПХ нужен для этих расчетов, уничтожать его по окончании пятилетнего налогового срока рано. У плательщика взносов продолжает действовать обязанность сохранить подтверждающий документ — подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.

В бухгалтерском учете отдельно определите, относится ли документ к первичным учетным документам. Для них установлен минимум: пять лет после отчетного года. При этом применяются сроки по правилам архивного дела, которые могут потребовать более длительного хранения. Поэтому отсчитывать бухгалтерский минимум только от дня подписания договора неверно: закон связывает его с отчетным годом — ч. 1 ст. 29 402-ФЗ.

Сроки 50 и 75 лет относятся к документам по личному составу. Для этой категории имеет значение дата окончания делопроизводства: до 1 января 2003 года — 75 лет, после 1 января 2003 года — 50 лет. Применяйте эти сроки при отнесении документов к личному составу, учитывая исключение: если действующий архивный перечень устанавливает иной срок, действует правило перечня. Так разграничены случаи в ч. 1, 2 и 4 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ.

Хранение бухгалтерских документов означает также защиту от утраты и изменений: экономический субъект обязан обеспечить безопасные условия. Если меняется руководитель организации, документы бухгалтерского учета нужно передать; порядок передачи организация определяет самостоятельно. Смена руководителя не служит поводом освободить архив от договоров, срок хранения которых продолжается. Эти обязанности закреплены в ч. 3 и 4 ст. 29 402-ФЗ.