Сколько хранятся медицинские документы

Если вас интересует, сколько лет должна сохраняться электронная медицинская документация, начните с названия конкретного документа. Для ответа нужен срок хранения его бумажного аналога, то есть соответствующего документа на бумажном носителе. Именно с этим сроком сравнивают продолжительность хранения электронной версии. Правило относится к электронным медицинским документам и связывает их хранение с соответствующими бумажными документами — п. 21 Порядка.

Слова «не менее» обозначают минимальную продолжительность хранения. Например, при сравнении электронной и бумажной форм одного медицинского документа электронная должна сохраняться как минимум столько же. Более длительное хранение соответствует этому правилу. Окончание минимального срока и обязательное удаление — разные вещи: п. 21 Порядка требует сохранить документ до установленного предела, а не удалить его сразу после достижения этого предела.

Для пациента практический вопрос часто звучит иначе: можно ли объяснить исчезновение документа тем, что его вели в электронном виде? Переход на электронную форму не даёт права уменьшить срок относительно соответствующего бумажного документа. Если речь идёт о преждевременном прекращении хранения, сравнивать нужно продолжительность сохранения записи со сроком для её бумажного аналога. Такое сравнение следует из п. 21 Порядка.

Место хранения тоже связано с созданием документа. Электронный медицинский документ сохраняется в информационной системе, которую используют для его формирования. Речь о системе, указанной в п. 21 Порядка. Когда вы выясняете судьбу конкретной записи, разделяйте два вопроса: где она должна храниться и как долго её должны сохранять. У каждого вопроса свой предмет, хотя оба относятся к одному документу.

Если медицинских документов несколько, рассматривайте каждый по отдельности. Сначала установите, какой именно документ вас интересует, затем сопоставьте его электронную форму с соответствующей бумажной. Для определения минимального срока нужна именно эта пара. При обсуждении хранения нескольких записей сохраняйте связь каждой из них с её бумажным аналогом, чтобы не смешивать основания сроков. Переносить срок с другого медицинского документа только потому, что оба связаны с лечением одного пациента, было бы неверным применением правила о соответствующих документах из п. 21 Порядка.

Объяснение срока удобно строить в такой последовательности: название медицинского документа, срок хранения соответствующей бумажной формы, затем минимальная продолжительность хранения электронной. Если вам называют срок электронной записи, уточните, с каким бумажным документом его сопоставляют. Это позволяет обсуждать конкретную документацию и понятное основание срока, а не электронный формат вообще. Ориентир для такого сопоставления — п. 21 Порядка.