Сколько хранятся договоры купли-продажи

Если вы продали имущество и договор нужен для исчисления и уплаты налогов, сохраняйте его как налоговый документ. Обязанность обеспечить сохранность таких документов действует в течение пяти лет, если НК РФ не предусматривает иного. Она охватывает, в частности, документы о получении доходов и уплате налогов. Для организаций и индивидуальных предпринимателей прямо названы также документы о расходах — подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

При продаже автомобиля вопрос о вашем экземпляре договора решается с учётом этой цели. Когда договор подтверждает доход от продажи, к нему относится обязанность хранения документов для налогов. Передача другого экземпляра при оформлении сделки не освобождает налогоплательщика от сохранения собственного подтверждения дохода. Налоговые органы вправе получать документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в предусмотренных законом случаях и порядке — подп. 6 и 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Для организации есть отдельная задача: сохранить документы бухгалтерского учёта. Если договор используется в составе первичных учётных документов, ориентир — минимум пять лет после отчётного года. Это нижняя граница: сроки определяются также по правилам организации государственного архивного дела. Отсчёт здесь привязан к отчётному году, поэтому нельзя просто прибавить пять лет к дате подписания договора и считать обязанность исполненной — ч. 1 ст. 29 402-ФЗ.

Различается и содержание архивных документов. Например, договоры о реорганизации организации хранят постоянно, а для договоров между участниками информационного взаимодействия предусмотрено пять лет после окончания действия договора и прекращения обязательств. Эти категории относятся к своим отношениям; переносить их сроки на любую куплю-продажу автомобиля нельзя. Для архивного хранения имеет значение категория документа, а не только слово «договор» в его названии — п. 1 Перечня, утв. приказом от 20.12.2019 № 236.

Если вас беспокоит возможный спор с покупателем или продавцом, отличайте хранение договора от исковой давности — срока для защиты нарушенного права. Общий срок составляет три года. При этом ст. 196 ГК РФ связывает его начало с установленными законом правилами, а предельный срок — с нарушением права. Считать три года хранения исключительно от даты сделки и после этого уничтожать договор было бы ошибкой: так смешиваются разные сроки и разные основания их отсчёта.

Организации нужно обеспечить не только продолжительность хранения, но и сохранность содержания документов. Документы бухгалтерского учёта должны находиться в безопасных условиях и быть защищены от изменений. При смене руководителя их передают, причём порядок передачи организация определяет самостоятельно. Это касается и документов по купле-продаже, включённых в бухгалтерский учёт: смена ответственного лица не прекращает обязанность их хранить — ч. 3 и 4 ст. 29 402-ФЗ.