Нужно ли выставлять счёт-фактуру без НДС

Если вы продаёте товары, выполняете работы или оказываете услуги без НДС, сначала определите основание такого оформления. От него зависит, нужно ли выставлять счёт-фактуру: освобождение продавца от налога и возможность не составлять документ — разные вопросы. Для продавца на упрощённой системе налогообложения (УСН) или едином сельскохозяйственном налоге (ЕСХН), освобождённого от обязанностей по исчислению и уплате НДС, действует прямое правило: при реализации счета-фактуры не составляются — п. 5 ст. 168 НК РФ ч.2.

Если освобождение продавца относится к случаю, описанному в первом абзаце п. 5 ст. 168 НК РФ ч.2, оформление другое. Продавец составляет счёт-фактуру, но сумму налога в нём не выделяет. Вместо неё нужна надпись или штамп «Без налога (НДС)». Переносить правило для освобождённых продавцов на УСН и ЕСХН на этот случай нельзя: закон предусматривает для них разные варианты документов.

Когда без НДС работает покупатель, вопрос решается иначе. Продавец и покупатель могут письменно согласиться не составлять счета-фактуры, если покупатель не является плательщиком НДС либо освобождён от обязанностей по его исчислению и уплате. Для продажи прослеживаемых товаров письменное согласие не даёт такого освобождения от оформления. То есть нужно установить статус именно покупателя и получить письменное согласие обеих сторон — подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ.

Если контрагент просит счёт-фактуру ради вычета, уточните, о каком налоге идёт речь. Вычет позволяет покупателю принять предъявленную продавцом сумму налога к уменьшению своего НДС. Счёт-фактура служит основанием для такого вычета, а документ с отметкой об отсутствии налога не содержит предъявленной суммы, которую покупатель мог бы принять к вычету по этой покупке — п. 1 ст. 169 НК РФ.

Если обязанность выставить счёт-фактуру сохраняется, учитывайте срок оформления. При реализации общий срок составляет не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг. Для получения оплаты либо частичной оплаты в счёт будущей поставки отсчёт ведётся со дня её получения — п. 3 ст. 168 НК РФ ч.2. Сначала определяют наличие обязанности, затем применяют срок.

Для продажи за наличный расчёт населению предусмотрен отдельный вариант. У организаций и индивидуальных предпринимателей розничной торговли, общественного питания, а также исполнителей работ и платных услуг непосредственно населению требования об оформлении расчётных документов и выставлении счетов-фактур считаются выполненными при выдаче кассового чека или иного документа установленной формы — п. 7 ст. 168 НК РФ ч.2.

При посреднической работе учитывайте ещё и учёт документов. Если счета-фактуры выставляются или получаются в интересах другого лица по договору комиссии либо агентскому договору с действиями от имени посредника, возникает обязанность вести журнал их учёта. Она распространяется в том числе на освобождённых от НДС и на лиц, не являющихся его плательщиками, — п. 3.1 ст. 169 НК РФ.