Нужно ли сдавать расчёт 6-НДФЛ

Да, налоговый агент обязан представлять расчёт сумм НДФЛ — налога на доходы физических лиц. Именно на налоговых агентов пункт 2 статьи 230 НК РФ возлагает эту обязанность. Вопрос о сдаче 6-НДФЛ начинается с того, в каком качестве вы выплачивали доходы физическим лицам. Само название организации или наличие статуса предпринимателя ещё не объясняет, какие обязанности по отчётности возникли в отношении конкретных выплат. Статья 230 регулирует учёт и представление сведений налоговым агентом.

Для подготовки расчёта нужны сведения о доходах и налоге. Пункт 1 статьи 230 НК РФ обязывает агента вести регистры налогового учёта — записи, в которых отражаются доходы физических лиц, предоставленные им вычеты, исчисленный и удержанный налог. Форму таких регистров агент разрабатывает самостоятельно. При этом свобода выбора формы не означает свободы выбора содержания: записи должны позволять установить получателя дохода и предусмотренные нормой сведения о выплатах и удержании.

В регистрах отражаются, в частности, вид дохода, суммы и даты выплат, статус налогоплательщика, даты удержания налога. Нужны также сведения о вычетах, расходах и суммах, уменьшающих налоговую базу, с соответствующими кодами. Если при подготовке отчётности возникает расхождение, имеет смысл сопоставить запись регистра с первичным учётным документом. Такая связь прямо предусмотрена пунктом 1 статьи 230 НК РФ: порядок отражения данных первичных документов также устанавливает сам агент.

Расчёт представляют за первый квартал, полугодие и девять месяцев не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. Годовой расчёт нужно представить не позднее 25 февраля следующего года. Это сроки из пункта 2 статьи 230 НК РФ. Ответ «сдаю только по итогам года» не соответствует установленной этой нормой периодичности: для налогового агента предусмотрена отчётность и за перечисленные периоды внутри года. Сначала определите, за какой именно период готовите расчёт, затем соотнесите его с указанным сроком.

По общему правилу адресатом служит налоговый орган по месту учёта агента. Однако для организации с обособленными подразделениями пункт 2 статьи 230 НК РФ предусматривает особый порядок. По работникам подразделения отчётность направляется по месту учёта этого подразделения. Если физическое лицо получило доход по гражданско-правовому договору, значение имеет подразделение, заключившее договор: сведения представляются по месту его учёта, если тот же пункт не предусматривает иное. Место представления расчёта нельзя выбирать только по удобству отправки.

Для нескольких подразделений в пределах одного муниципального образования предусмотрена возможность выбрать место представления отчётности по правилам пункта 2 статьи 230 НК РФ. Учитывается и то, находится ли сама организация на этой территории. О выборе налогового органа нужно уведомить органы по месту учёта каждого подразделения не позднее 1-го числа налогового периода. Изменять такое уведомление в течение налогового периода нельзя. Норма также предусматривает уведомления при изменении числа подразделений или иных обстоятельств, влияющих на порядок отчётности.

Отдельное правило касается предпринимателя на патентной системе налогообложения, состоящего на учёте по месту осуществления деятельности. В отношении своих наёмных работников он представляет расчёт в налоговый орган по месту учёта в связи с этой деятельностью. Это специальное указание пункта 2 статьи 230 НК РФ. Если вопрос возник у такого предпринимателя, для выбора адресата нужны именно сведения об учёте по соответствующей деятельности, а не только общие сведения о нём как о физическом лице.

Обычный способ представления расчёта — электронная форма по телекоммуникационным каналам связи. При численности получателей дохода за налоговый период до 10 человек пункт 2 статьи 230 НК РФ допускает бумажный носитель. Здесь речь идёт о физических лицах, получивших доходы, так что ориентироваться следует на этот показатель. При выборе бумажного носителя налоговый агент обязан представить расчёт в те же сроки: за периоды внутри года — не позднее 25-го числа следующего месяца, за год — не позднее 25 февраля следующего года.

Сведения о доходах каждого физического лица за истекший налоговый период и суммах налога также предусмотрены пунктом 2 статьи 230 НК РФ. За 2022 год и последующие налоговые периоды документ с такими сведениями представляется в составе расчёта. Справка, которую агент выдаёт человеку по его заявлению согласно пункту 3 этой статьи, имеет другого адресата. Выдача справки получателю дохода не заменяет представление расчёта в налоговый орган: закон предусматривает обе обязанности отдельно.

Для случая полного отсутствия выплат отдельного правила о нулевом расчёте нет — уточните в своей налоговой инспекции, нужно ли вам его сдавать, сообщив свой статус и сведения об операциях за отчётный период. Для ситуации с реорганизацией ответ прямо предусмотрен пунктом 5 этой статьи: неисполненную до её завершения обязанность исполняет правопреемник. При нескольких правопреемниках распределение обязанностей определяется передаточным актом или разделительным балансом. При реорганизации обязанность представить сведения переходит к правопреемнику.