Нужно ли организациям сдавать расчёт 6-НДФЛ

Организации сдают 6-НДФЛ в качестве налоговых агентов: в расчёте отражается налог на доходы физических лиц, который агент исчислил и удержал. Если вопрос возник у работодателя, нужно связать отчётность с доходами работников и удержанием налога. Обязанность представить расчёт закреплена за налоговыми агентами в п. 2 ст. 230 НК РФ.

Для подготовки расчёта организация ведёт налоговые регистры — записи о доходах физических лиц, вычетах, исчисленном и удержанном налоге. Форму таких записей она разрабатывает самостоятельно. В них должны быть сведения о получателе дохода, виде и сумме выплаты, дате выплаты, вычетах, статусе налогоплательщика и датах удержания. Это позволяет сопоставить отчёт с учётом выплат конкретным людям — п. 1 ст. 230 НК РФ.

Срок подачи зависит от периода, за который составляется расчёт. Для расчётов за первый квартал, полугодие и девять месяцев крайняя дата приходится на 25-е число следующего за отчётным периодом месяца. Годовой расчёт нужно направить не позднее 25 февраля следующего года. Сведения о доходах и налоге по каждому физическому лицу представляются в составе расчёта. Так устроена отчётность по п. 2 ст. 230 НК РФ.

Обычный способ отправки — электронная форма по телекоммуникационным каналам связи. Однако при численности получивших доходы физических лиц до 10 человек допускается бумажный расчёт. При выборе способа подачи ориентируются на получателей дохода в налоговом периоде, а не только на название или размер организации — п. 2 ст. 230 НК РФ.

Если у российской организации есть обособленные подразделения, для отчётности по их работникам действует привязка к месту учёта подразделения. По доходам физических лиц от гражданско-правовых договоров расчёт направляют по месту учёта того подразделения, которое заключило договор. Эти правила помогают определить адресата отчёта отдельно для выплат подразделений — п. 2 ст. 230 НК РФ.

Для нескольких подразделений на территории одного муниципального образования предусмотрен выбор налогового органа. При условиях п. 2 ст. 230 НК РФ отчётность можно направлять по месту учёта выбранного подразделения либо по месту нахождения организации. О выборе уведомляют налоговые органы по месту нахождения каждого подразделения не позднее 1-го числа налогового периода. Выбор, закреплённый в уведомлении, сохраняется на весь налоговый период без изменения уведомления.

При реорганизации нужно учесть отчётность, которую организация не успела представить до её завершения. Такую обязанность исполняет правопреемник по месту своего учёта. Если правопреемников несколько, распределение обязанностей определяют по передаточному акту или разделительному балансу — п. 5 ст. 230 НК РФ. Поэтому вопрос о подаче расчёта сохраняет значение и при переходе обязанностей к другой организации.