Нужен ли счёт-фактура при УСН

Если вы продаёте товары или оказываете услуги на УСН, начните с вопроса об освобождении от налога на добавленную стоимость — НДС. Упрощённый режим и освобождение от НДС связаны, но обязанность составлять счёт-фактуру нужно определять для конкретной операции. Для налогоплательщика, совершающего облагаемые операции, действует обязанность оформлять этот документ, вести книги покупок и продаж — п. 3 ст. 169 НК РФ.

Освобождение для организаций и предпринимателей на УСН предусмотрено п. 1 ст. 145 НК РФ. Оно связано с величиной доходов за предшествующий период: для соответствующих периодов в пределах 2025–2028 годов установлен предел 20 миллионов рублей. При переходе на УСН учитываются доходы за предшествующий календарный год, а для уже применяющих упрощённую систему — за предшествующий налоговый период. Сравнивать с пределом нужно доходы, определённые по правилам этой статьи, а не произвольно выбранную сумму поступлений на счёт.

Для нового бизнеса предусмотрено отдельное правило. Вновь созданная организация или вновь зарегистрированный предприниматель на УСН получает освобождение с даты постановки на учёт в налоговом органе, указанной в свидетельстве. Если предприниматель совмещает упрощённую, патентную или автоматизированную упрощённую систему, при определении доходов учитываются все перечисленные специальные режимы — п. 1 ст. 145 НК РФ. Отделять поступления по патенту от расчёта доходов для освобождения нельзя.

Если вопрос возник при покупке у поставщика, проверьте свой статус как покупателя. При реализации лицам, которые не платят НДС либо освобождены от его исчисления и уплаты, стороны вправе письменно договориться не составлять счета-фактуры. Это правило касается товаров, работ, услуг и имущественных прав, но содержит исключение для прослеживаемых товаров — п. 3 ст. 169 НК РФ. Оформите письменное согласие, если хотите использовать именно это основание отказа от документа.

Для товаров, движение которых подлежит прослеживаемости, предусмотрено электронное получение документов. При приобретении таких товаров организация или предприниматель обязаны обеспечить получение электронных счетов-фактур, включая корректировочные. Получение организуют по телекоммуникационным каналам связи через российского оператора электронного документооборота, отвечающего установленным требованиям. Правило охватывает и товары, полученные в составе выполненных работ — п. 1.2 ст. 169 НК РФ.

Когда счёт-фактура подлежит оформлению, проверьте его реквизиты и подпись. Для реализации предусмотрены, в частности, номер, дата, количество, стоимость и налоговая ставка; для предоплаты и корректировки стоимости предусмотрены отдельные наборы сведений. Бумажный документ организации подписывают руководитель и главный бухгалтер либо уполномоченные лица. Предприниматель подписывает его лично или через представителя по доверенности; для электронной формы применяется усиленная квалифицированная электронная подпись — п. 5–6 ст. 169 НК РФ.