Можно ли отправить претензию по электронной почте

Претензию направляют, чтобы заявить другой стороне своё требование. Для такого обращения электронная почта может быть подходящим способом связи. Но перед отправкой стоит прочитать условия сделки: какой порядок уведомлений согласован, предусмотрен ли электронный обмен, какие адреса используются. Закон, условия сделки, обычай и сложившаяся практика взаимоотношений могут влиять на правила доставки юридически значимых сообщений — п. 2 ст. 165.1 ГК РФ ч.1.

Если в договоре указан порядок направления претензий, соотнесите с ним выбранный способ отправки. Например, согласованный адрес для переписки помогает связать электронное письмо с конкретным получателем. Если стороны уже обменивались сообщениями по электронной почте, сохраните эту переписку: она может подтверждать установившуюся практику общения. Ориентир здесь — условия сделки и отношения именно этих сторон, названные в п. 2 ст. 165.1 ГК РФ ч.1.

Для наступления правовых последствий существенна доставка претензии. По общему правилу момент, когда вы нажали кнопку отправки, и момент доставки имеют разное значение: требование действует для другого лица с момента доставки ему либо его представителю. Сохраняйте сведения, которые позволяют установить, кому поступило письмо и когда это произошло. Такое разграничение следует из п. 1 ст. 165.1 ГК РФ ч.1.

Получатель может возражать, что не прочитал электронное письмо. Здесь нужно выяснить причину: если сообщение поступило адресату, но он не ознакомился с ним по зависящим от него обстоятельствам, сообщение считается доставленным. Это правило применимо и к ситуации, когда поступившее сообщение не было вручено по таким обстоятельствам. Основание — п. 1 ст. 165.1 ГК РФ ч.1.

Отдельный вопрос — как установить, от кого исходит электронный документ. Для письменной формы сделки ст. 160 ГК РФ допускает технические средства, позволяющие воспроизвести содержание без изменений. Требование о подписи при этом связано со способом, который достоверно определяет лицо, выразившее волю. Если претензия содержит такое волеизъявление, учитывайте эти требования к форме при подготовке письма и вложений.

Способ определения отправителя тоже может быть специально согласован. Проверьте, установлены ли для ваших отношений особые требования к электронной форме и подписи: ст. 160 ГК РФ допускает их закрепление законом, иными правовыми актами и соглашением сторон. Подготовьте сообщение так, чтобы его содержание сохранялось неизменным, а принадлежность волеизъявления конкретному лицу можно было достоверно установить.

Практически полезно сохранить вместе текст претензии, отправленное письмо с вложениями, сведения о доставке и условия договора о переписке. Эти материалы отвечают на разные вопросы: что было потребовано, кому направлено обращение и состоялась ли доставка. При споре о непрочитанном письме также имеют значение обстоятельства, по которым адресат с ним не ознакомился, — п. 1 ст. 165.1 ГК РФ ч.1.