Кто подписывает справку 2-НДФЛ

Если вам нужна справка 2-НДФЛ для сотрудника, обращайтесь с заявлением к налоговому агенту — тому, кто выплачивал доход и удерживал налог. Именно на него возложена выдача справки о доходах и удержанных суммах налога. Сотрудник получает документ от агента, а не составляет его от собственного имени. Основание для такого обращения — п. 3 ст. 230 НК РФ.

На вопрос, кто должен подписывать сведения о доходах, нужно отвечать с учетом назначения документа. Справка для работника и расчет для налогового органа имеют разных получателей. Сведения о доходах каждого физического лица представляются в составе расчета по правилам п. 2 ст. 230 НК РФ. Для подтверждения достоверности и полноты этого расчета предусмотрена подпись по п. 22 порядка заполнения формы 6-НДФЛ.

При оформлении расчета указывают фамилию, имя и отчество руководителя организации либо уполномоченного лица, которое его представляет. Рядом с подписью ставят дату подписания. Следовательно, руководитель — не единственный возможный подписант расчета: его может представлять уполномоченное лицо. Это правило п. 22 относится именно к расчету. Когда сотрудник просит выдать ему справку, основанием выдачи служит его заявление по п. 3 ст. 230 НК РФ.

Если расчет представляет представитель налогового агента, в нем заполняют поле с наименованием и реквизитами документа о полномочиях. Для этого случая предусмотрен отдельный код представления. При выборе подписанта расчета имеет значение право действовать от имени агента: в форме отражают и сведения о лице, и основание его полномочий. Так оформляется участие представителя по п. 22 порядка заполнения.

Можно ли подготовить справку самостоятельно? За официальной справкой о выплаченном вам доходе следует обратиться к агенту с заявлением. Учет доходов, вычетов, исчисленного и удержанного налога ведет агент, поэтому выдаваемая им справка связана с его учетными сведениями. Обязанность вести этот учет закреплена в п. 1 ст. 230 НК РФ, а выдавать справки физическим лицам — в п. 3 той же статьи.

Если доход выплачивал индивидуальный предприниматель, вопрос решается через его статус налогового агента. ИП может выдать справку работнику, когда выступает таким агентом. Предприниматели, являющиеся налоговыми агентами в отношении наемных работников, прямо названы в п. 2 ст. 230 НК РФ; обязанность выдать справку по заявлению установлена п. 3 этой статьи.

При получении документа различайте две задачи: получить подтверждение своих доходов и установить, кто подтвердил отчетность агента. Первую решает заявление о выдаче справки, вторую — сведения о руководителе или представителе в расчете. Такое разграничение позволяет адресовать просьбу тому, кто ведет учет ваших выплат, и не смешивать выдачу справки по ст. 230 НК РФ с подписанием расчета по п. 22 порядка заполнения.