Какой статус указывать в счёте-фактуре

Если при оформлении обычного счёта-фактуры возник вопрос, какой статус выбрать, обязательную отметку о статусе заполнять не требуется. Для покупателя назначение этого документа — служить основанием для принятия предъявленной продавцом суммы налога к вычету. При заполнении ориентируйтесь на реквизиты нужного вида счёта-фактуры, а не на выбор статуса: для реализации, аванса и изменения стоимости предусмотрены разные сведения — п. 1, 5, 5.1 и 5.2 ст. 169 НК РФ.

При продаже товара проверьте номер и дату счёта-фактуры, количество отгруженного товара, если его можно указать, и общую стоимость с налогом. Для сведений о происхождении и прослеживаемости товара имеют значение особенности самой поставки. Например, сведения о стоимости товара, подлежащего прослеживаемости, относятся именно к такому товару. Присвоение документу статуса не решает задачу заполнения этих реквизитов: они связаны с содержанием операции — п. 5 ст. 169 НК РФ.

Если деньги поступили в счёт будущей поставки, заполняется счёт-фактура на полученную оплату или её часть. В нём указываются, в частности, порядковый номер, дата составления, сумма полученной оплаты и налоговая ставка. Здесь практический вопрос состоит в том, какие деньги уже получены и в счёт какой предстоящей поставки, а не в том, какую отметку о статусе поставить. Реквизиты такого документа регулирует п. 5.1 ст. 169 НК РФ.

Когда после отгрузки меняется стоимость, в том числе из-за изменения цены или уточнения количества, применяется корректировочный счёт-фактура. Для него предусмотрено соответствующее наименование. В документе отражают показатели до и после изменения, налоговую ставку и разницу между прежними и изменёнными показателями. Дополнительная отметка о статусе не освобождает от заполнения сведений, относящихся к корректировке стоимости, — п. 5.2 ст. 169 НК РФ.

Если отметка о статусе нужна для дополнительной информации об операции, её разрешено включить в дополнительную строку или графу. Условие — сохранить утверждённую форму счёта-фактуры. Это позволяет добавить нужное пояснение к документу, сохраняя его реквизиты и форму. Основание для такого дополнения — п. 9 правил заполнения, утверждённых постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Способ оформления тоже не требует выбора обязательного статуса: счёт-фактуру можно составить на бумаге или в электронной форме. Для электронного обмена нужны взаимное согласие сторон и совместимые технические возможности приёма и обработки документов с учётом предусмотренных законом исключений. Электронный счёт-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Эти требования касаются формы и подписания документа, а дополнительная запись о статусе остаётся вопросом его заполнения — п. 1 и 6 ст. 169 НК РФ.