Какой налог отражают в расчёте 6-НДФЛ

Если вы выясняете, какой налог нужно показать в 6-НДФЛ, ориентируйтесь на его полное название: налог на доходы физических лиц. Расчёт касается сумм, которые налоговый агент исчислил и удержал. Исчислить налог — значит рассчитать его сумму, а удержать — удержать её из дохода получателя. Именно эти сведения агент представляет в налоговый орган согласно п. 2 ст. 230 НК РФ.

Для работодателя это отчётность в отношении физических лиц, получивших от него доходы. При подготовке расчёта нужны сведения о выплатах и налоге, учтённые агентом. Учёт охватывает доходы каждого получателя, предоставленные ему налоговые вычеты, исчисленные и удержанные суммы. Такие сведения ведут в регистрах налогового учёта — документах, где агент собирает данные для налогового учёта, по п. 1 ст. 230 НК РФ.

В регистре должно быть понятно, кому выплачен доход, к какому виду он относится и когда выплачен. Там также отражают вычеты, расходы и суммы, уменьшающие налоговую базу, статус получателя и даты удержания. Форму регистра агент разрабатывает самостоятельно, но сохраняет обязательные сведения и использует предусмотренные коды. Это позволяет сопоставить сведения о конкретной выплате с учётом налога — п. 1 ст. 230 НК РФ.

Расчёт подают за первый квартал, полугодие и девять месяцев не позднее 25-го числа следующего месяца. За год действует другой срок: не позднее 25 февраля следующего года. Вместе с годовым расчётом представляют сведения о доходах и исчисленном и удержанном налоге по каждому физическому лицу. Периоды и сроки закреплены в п. 2 ст. 230 НК РФ.

Обычно расчёт направляют в налоговый орган по месту учёта агента. Если у российской организации есть обособленные подразделения, сведения о работниках таких подразделений подают по месту учёта подразделений. Для доходов по гражданско-правовым договорам учитывают место учёта подразделения, заключившего договор. При нескольких подразделениях на территории одного муниципального образования возможен выбор места подачи с уведомлением налоговых органов по правилам п. 2 ст. 230 НК РФ.

Способ подачи связан с числом получателей доходов. Расчёт представляют электронно по телекоммуникационным каналам связи. При численности получивших доходы за налоговый период до 10 человек агент вправе использовать бумажный носитель. Условие относится к получателям доходов за период, поэтому для выбора способа подачи учитывайте именно этот показатель — п. 2 ст. 230 НК РФ.

Если работнику требуется подтверждение его собственных доходов и удержанного налога, он обращается к налоговому агенту с заявлением о выдаче справки. Для этого предусмотрена справка о доходах и удержанных суммах налога. Её выдачу по заявлению физического лица регулирует п. 3 ст. 230 НК РФ.