Какими документами оформляется инвентаризация кассы

Если вы выясняете, какие документы подготовить для инвентаризации кассы, начните с формы, определённой руководителем организации. Результаты проверки оформляются как факт хозяйственной жизни первичным учётным документом. Это документ, на основании которого сведения принимают к бухгалтерскому учёту. Форму руководитель определяет по представлению должностного лица, ведущего бухгалтерский учёт, — ч. 1 и 4 ст. 9 402-ФЗ.

Содержание документа должно позволять понять результат пересчёта и его сопоставления с учётом. Укажите фактическое наличие денег в кассе и сопоставьте его с данными регистров бухгалтерского учёта. Именно такое сравнение составляет содержание инвентаризации по ч. 2 ст. 11 402-ФЗ. Если результаты различаются, зафиксируйте расхождение так, чтобы его можно было отразить в учёте.

При заполнении проверьте обязательные реквизиты. Обозначьте, как называется документ о проверке кассы, когда он составлен и какая организация его составила. Далее указывают содержание оформляемого события, его натуральное и (или) денежное измерение с единицами измерения. Для кассы денежное измерение позволяет зафиксировать результат проверки в соответствующей валюте. Требования к этим сведениям закреплены в ч. 2 ст. 9 402-ФЗ и действуют независимо от выбранного оформления бланка.

Отдельно заполните сведения о людях, отвечающих за оформление состоявшегося события: их должности и подписи. Вместе с подписями нужны фамилии и инициалы либо другие реквизиты, позволяющие установить подписавших лиц. Пустые строки в этой части оставляют документ без обязательных реквизитов. Сведения об ответственных за оформление лицах предусмотрены п. 6 и 7 ч. 2 ст. 9 402-ФЗ.

Оформляйте документ при совершении факта хозяйственной жизни, а когда это невозможно — непосредственно после его окончания. Ответственный за оформление обеспечивает достоверность сведений и своевременную передачу документа для регистрации в бухгалтерских регистрах. Применительно к проверке кассы это означает, что документ должен отражать состоявшийся пересчёт, а не предполагаемый остаток денег. Основание — ч. 1 и 3 ст. 9 402-ФЗ.

Бумажное оформление допустимо наряду с электронным документом, подписанным электронной подписью. Выбирая электронный вариант, предусмотрите именно такое подписание. При исправлении укажите дату исправления и получите подписи составивших документ лиц с реквизитами для их идентификации. Правило об исправлениях применяется, если федеральные законы или нормативные правовые акты органов регулирования бухгалтерского учёта не устанавливают иного, — ч. 5 и 7 ст. 9 402-ФЗ.

Завершение оформления не сводится к подписанию результата пересчёта. Обнаруженные различия между наличными и учётными данными подлежат регистрации в бухгалтерском учёте. Их относят к тому отчётному периоду, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Ориентиром служит дата проверки, а правило отражения расхождений закреплено в ч. 4 ст. 11 402-ФЗ.