Какие журналы инструктажей по охране труда нужно вести

Чтобы определить, какие журналы инструктажей по охране труда вести, начните с видов инструктажа, которые нужно зарегистрировать. Для вводного предусмотрен свой состав сведений, для первичного, повторного, внепланового и целевого — другой. Название журнала выбирайте с учётом этой задачи: по нему должно быть удобно находить нужные записи. Работодатель утверждает порядок регистрации и форму документирования согласно п. 88 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда (далее — Правила).

При выборе готового бланка смотрите на графы, а не только на надпись на обложке. Работодатель утверждает форму под свой порядок регистрации, а её содержание должно позволять внести сведения, предусмотренные для соответствующего инструктажа. Например, графа для подразделения нужна при регистрации вводного, а для вида инструктажа и названия локального акта — при регистрации инструктажей на рабочем месте и целевого. Это различие следует учитывать при подготовке форм по п. 86–88 Правил.

Во вводном инструктаже запись привязана к работнику и месту его будущей работы. Укажите дату проведения, фамилию, имя и отчество работника, если оно есть, его профессию или должность и полную дату рождения: число, месяц, год. Отдельно внесите наименование подразделения, в котором он будет трудиться. Затем укажите фамилию, имя и отчество при наличии, профессию или должность того, кто проводил инструктаж. В записи нужны подписи обоих участников — проводившего инструктаж и прошедшего его работника. Такой состав сведений предусмотрен п. 86 Правил.

Для регистрации инструктажа на рабочем месте форма должна различать первичный, повторный и внеплановый виды. В соответствующей записи укажите, какой именно инструктаж прошёл работник. Помимо даты проведения, нужны его фамилия, имя, отчество при наличии, профессия или должность, а также число, месяц и год рождения. Сведения о проводившем инструктаж тоже включают фамилию, имя, отчество при наличии и профессию или должность. Завершают запись подписи обоих работников. Эти требования к первичному, повторному и внеплановому инструктажам объединены в п. 87 Правил.

Если проводится внеплановый инструктаж, предусмотрите место для причины его проведения. Для первичного и повторного эта графа не названа обязательной: требование о причине в п. 87 Правил относится к внеплановому и целевому инструктажам. Не ограничивайте запись обозначением вида, когда нужно отразить ещё и причину. При подготовке формы удобно выделить эти сведения в разные поля, чтобы название инструктажа и основание его проведения не смешивались в одной записи.

Ещё одна часть записи для инструктажей на рабочем месте — название локального акта или нескольких актов, по требованиям которых проводился инструктаж. Локальный акт здесь означает документ работодателя, требования которого объясняли работнику. В форме нужно место для его наименования, а при использовании нескольких документов — для каждого из них. Учитывайте это при выборе ширины и содержания граф: запись должна отражать документы, в объёме требований которых проведён конкретный инструктаж, согласно п. 87 Правил.

Целевой инструктаж также регистрируют со сведениями из п. 87 Правил. Это означает, что в записи нужны вид и причина проведения, названия соответствующих локальных актов, данные работника и проводившего инструктаж, дата и обе подписи. При выборе формы для целевого инструктажа учитывайте весь этот состав. Если использовать для него бланк вводного без изменения граф, в нём могут отсутствовать поля, необходимые именно для целевого инструктажа, например причина проведения и названия локальных актов.

Для работ повышенной опасности, требующих оформления наряда-допуска, действует особый порядок документирования целевого инструктажа. Ориентироваться нужно на нормативные правовые акты с государственными требованиями охраны труда, которые регулируют организацию и производство соответствующих работ. Они определяют в том числе перечень записей в наряде-допуске. Поэтому форму оформления такого инструктажа выбирайте с учётом правил для этих работ: именно к ним отсылает п. 89 Правил. Обычная организация записей в журнале должна учитывать этот специальный случай.

Если работодатель относится к микропредприятиям, он вправе вести единый документ регистрации для всех видов инструктажа. Кроме того, ему разрешено совместить проведение вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте с работником. Это два разрешённых способа организации работы по п. 102 Правил. При выборе единого документа предусмотрите сведения для тех видов инструктажа, которые в нём регистрируются: возможность объединения записей нужно использовать вместе с требованиями к их содержанию из п. 86 и 87 Правил. Так форма будет учитывать и вводный инструктаж, и инструктажи на рабочем месте, и целевой.