Какие документы составляет главный бухгалтер

Чтобы определить, что составляет главный бухгалтер, разграничьте документы об отдельных операциях, записи учёта и итоговую отчётность. Ведение бухгалтерского учёта руководитель возлагает на главбуха, другое должностное лицо либо передаёт по договору. Организация учёта и хранения его документов остаётся задачей руководителя — ч. 1 и 3 ст. 7 402-ФЗ. Это разграничение помогает отделить работу по подготовке документов от полномочий по организации всего учётного процесса.

Первичный учётный документ фиксирует совершённую сделку, операцию или событие. Его оформляют при совершении соответствующего факта, а при невозможности — сразу после окончания. За своевременную передачу документа и достоверность его данных отвечает лицо, ответственное за оформление. Главбух не отвечает за соответствие первичных документов, составленных другими лицами, фактически произошедшим событиям. Такое распределение предусмотрено ч. 3 ст. 9 402-ФЗ: ведение учёта не означает личного составления всей первичной документации.

Для оформления операций главбух представляет руководителю формы первичных документов, а руководитель их определяет. В форме должны быть название, дата, сведения об организации, содержание операции, её измерение и сведения об ответственных лицах с подписями. Если работники задерживают необходимые для учёта сведения, главбух может изложить требования письменно. Требования о соблюдении порядка оформления и представлении документов обязательны для работников — ч. 2–4 ст. 9 402-ФЗ.

Следующая группа — регистры: в них накапливают и систематизируют данные первичных документов. Главбух, которому поручено ведение учёта, представляет формы регистров руководителю для утверждения. При ведении регистра нужны сведения об организации и периоде, группировка объектов, денежное измерение, должности и подписи ответственных лиц. Записи должны охватывать учитываемые объекты без пропусков и изъятий; отражать несуществующие или прикрывающие другие объекты нельзя — ч. 1, 2, 4 и 5 ст. 10 402-ФЗ.

На данных регистров и информации, предусмотренной стандартами, готовят бухгалтерскую финансовую отчётность. Она показывает финансовое положение организации, результат деятельности и движение денежных средств. Годовая отчётность охватывает отчётный год. Промежуточную готовят за меньший период, когда обязанность её представления установлена законодательством, договором, учредительными документами или решением собственника. В показатели включают все подразделения, в том числе филиалы и представительства — ч. 1–6 ст. 13 402-ФЗ.

Подготовка отчётности главбухом и завершение её составления различаются: составленной она считается после подписи руководителя. Бумажная форма допустима наряду с электронной, подписанной электронной подписью, — ч. 7.1 и 8 ст. 13 402-ФЗ. При споре о принятии первичных данных или отражении объекта в отчётности основанием служит письменное распоряжение руководителя. Ответственность за информацию, созданную по такому распоряжению, несёт руководитель в пределах ч. 8 ст. 7 402-ФЗ.