Какие документы подтверждают право на вычет НДС

Чтобы определить, по каким документам применять вычет НДС, начните с вида операции. При покупке в России основанием служит счёт-фактура, который выставил продавец. Вместе с ним нужны первичные документы, подтверждающие приобретение; товары, работы, услуги или имущественные права должны быть приняты на учёт. Собирайте подтверждения по конкретной покупке, чтобы счёт-фактура относился именно к учтённому приобретению — п. 1 ст. 172 НК РФ.

Проверьте содержание счёта-фактуры: что приобретено, какова стоимость, какая указана налоговая ставка и сумма НДС. Для поставки и для аванса предусмотрены разные требования к сведениям. Например, в авансовом счёте-фактуре указывают номер платёжно-расчётного документа и сумму предоплаты. При сопоставлении документов учитывайте, относится ли налог к уже состоявшейся покупке или к будущей поставке — п. 5 и 5.1 ст. 169 НК РФ.

Если вы перечислили аванс, подготовьте комплект из счёта-фактуры на предоплату, документов о фактическом перечислении денег и договора, предусматривающего такую оплату. Это относится и к частичной предоплате. Условие договора и подтверждение платежа нужны наряду со счётом-фактурой, поскольку вычет заявляется до будущей поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг или передачи имущественных прав — п. 9 ст. 172 НК РФ.

При ввозе товаров подтверждайте фактическую уплату НДС документами об уплате налога. Для применения вычета также требуются принятие ввезённых товаров на учёт и соответствующие первичные документы. Если вы действуете как налоговый агент, то есть исчисляете налог в этом качестве, основание подтверждают документы об исчислении суммы налога — п. 1 ст. 172 НК РФ.

Если после отгрузки изменились цена или количество, для вычета разницы нужен корректировочный счёт-фактура. К нему требуется договор, соглашение либо иной первичный документ, подтверждающий согласие покупателя на изменение стоимости или факт его уведомления. Сохраните подтверждение изменения вместе с корректировочным документом: так комплект будет отражать и новую стоимость, и основание её пересмотра — п. 10 ст. 172 НК РФ.

Бумажная форма счёта-фактуры допустима наряду с электронной. Если стороны выбирают электронную форму, согласуйте её использование и убедитесь, что технические возможности обеих сторон позволяют принимать и обрабатывать счета-фактуры. Но при приобретении товаров, подлежащих прослеживаемости, организации и индивидуальные предприниматели обязаны получать электронные счета-фактуры через оператора электронного документооборота — п. 1 и 1.2 ст. 169 НК РФ.

Если в счёте-фактуре обнаружена ошибка, оцените, мешает ли она установить продавца, покупателя, предмет покупки, стоимость, ставку и сумму налога. Ошибка, при которой эти сведения можно определить, не служит основанием для отказа в вычете. При споре из-за оформления сопоставьте замечание налогового органа с этим правилом и содержанием документа — п. 2 ст. 169 НК РФ.