Какие документы подписывает главный бухгалтер

Чтобы определить, какие документы подписывает главный бухгалтер, сначала разграничьте первичный документ, счёт-фактуру и бухгалтерскую отчётность. Первичный документ фиксирует факт хозяйственной жизни — сделку, операцию или событие. Покупатель использует счёт-фактуру для принятия предъявленного продавцом налога к вычету. Отчётность показывает финансовое положение и результаты деятельности организации. Назначение документа определяет требования к подписи: ст. 9 и 13 402-ФЗ, ст. 169 НК РФ.

Если речь о первичном документе, посмотрите, кто совершил операцию и отвечает за её оформление либо кто оформляет свершившееся событие. Именно должности и подписи этих лиц входят в обязательные реквизиты. Главбух может подписывать такие документы, когда выполняет соответствующую роль. Обязательная подпись определяется участием в оформлении факта, а не только названием должности в организации — п. 6 и 7 ч. 2 ст. 9 402-ФЗ.

При подписании первичного документа указывают фамилию и инициалы подписанта либо другие сведения, позволяющие его идентифицировать. Форму документа определяет руководитель по представлению лица, ведущего бухгалтерский учёт. Электронный первичный документ подписывают электронной подписью. Если главбух исправляет документ, который составлял, исправление должно иметь дату и подписи составителей с идентифицирующими сведениями — ч. 2, 4, 5 и 7 ст. 9 402-ФЗ.

Для бумажного счёта-фактуры правило другое: его подписывают руководитель и главный бухгалтер организации. Подписать вместо них вправе другие лица, если организация уполномочила их приказом, иным распорядительным документом или доверенностью. Когда подпись ставит заменяющий сотрудник, основание его полномочий нужно соотнести с подписанием именно счёта-фактуры — п. 6 ст. 169 НК РФ.

Электронный счёт-фактура требует усиленной квалифицированной электронной подписи. Подписантом выступает руководитель организации либо лицо, уполномоченное приказом, иным распорядительным документом или доверенностью. Поэтому главному бухгалтеру, который подписывает электронный счёт-фактуру, нужны соответствующие полномочия: правило об электронной форме отдельно определяет круг подписантов — п. 6 ст. 169 НК РФ.

Если перед вами УПД — универсальный передаточный документ, выясните, какие функции он выполняет. Когда им оформляют хозяйственную операцию, подпись главбуха оценивают по его роли в её совершении и оформлении. При выполнении функции счёта-фактуры учитывают также специальные требования к подписантам и форме подписи. Так вопрос о подписании УПД решается с учётом назначения документа — ст. 9 402-ФЗ и п. 6 ст. 169 НК РФ.

В бухгалтерской отчётности ориентиром служит подпись руководителя: после неё отчётность считается составленной. Подготовка показателей главным бухгалтером и подписание отчётности руководителем — разные действия. Передавая отчётность на подпись, нужно учитывать, что она составляется на основе регистров бухгалтерского учёта и должна достоверно отражать финансовое положение организации — ч. 1 и 8 ст. 13 402-ФЗ.