Какие документы по охране труда должны быть в организации

Собирать документы по охране труда удобно по их назначению. Локальные нормативные акты устанавливают правила внутри организации, реестр помогает учитывать применимые нормативные требования, а записи об инструктажах и протоколы подтверждают проведённые мероприятия. Отдельную группу образуют результаты специальной оценки условий труда — СОУТ. Начните со специфики деятельности: какие работы выполняют сотрудники, какое оборудование используют, с какими опасностями сталкиваются. Обязанности работодателя по созданию безопасных условий, оценке рисков, обучению и проведению СОУТ закреплены в ст. 214 ТК РФ. Содержание документов должно соответствовать этим задачам.

Для работников нужны инструкции и правила по охране труда, связанные с выполняемой работой. По ним проводят инструктаж на рабочем месте, включая вопросы первой помощи пострадавшим. Поэтому при подборе инструкций ориентируйтесь на мероприятия и требования безопасности для конкретной работы, а не только на название должности. Основание — п. 18 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утверждённых постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Далее — Правила обучения.

Локальные акты — это документы, которые работодатель принимает для своей организации. При их разработке и утверждении учитывают мнение выборного органа первичной профсоюзной организации либо иного уполномоченного работниками представительного органа, если он есть. В комплекте нужно различать принятые работодателем правила и внешние нормативные требования: для последних ведут отдельный реестр. Обе обязанности предусмотрены ст. 214 ТК РФ.

Реестр нормативных правовых актов представляет собой перечень актов с требованиями охраны труда, применимых к деятельности работодателя. Его можно вести с использованием компьютеров и баз данных. Работникам также обеспечивают доступ к актуальным редакциям включённых актов. Если вы выясняете, какие нормативные документы нужны именно вашей организации, сопоставляйте их требования с её деятельностью: такой подход к содержанию реестра прямо закреплён в ст. 214 ТК РФ.

Перед проведением вводного инструктажа подготовьте его программу. Она разрабатывается с учётом специфики организации на основе примерного перечня тем из приложения к Правилам обучения. Программу утверждает работодатель с учётом мнения профсоюзного или другого уполномоченного работниками органа при его наличии. Специалист по охране труда либо иной уполномоченный работник проводит вводный инструктаж на основании приказа работодателя о возложении этих обязанностей — п. 11 Правил обучения. Значит, в комплект входят и программа, и соответствующий приказ.

Проведённые инструктажи нужно регистрировать. Работодатель утверждает порядок регистрации и форму документирования по п. 88 Правил обучения. При проверке комплекта сопоставьте утверждённую форму с записями о фактически проведённых инструктажах: форма определяет способ оформления, а заполненные документы отражают проведение мероприятия. Это отдельная задача от разработки программы и инструкций, по которым обучают работников.

После обучения подтверждением проверки знания требований охраны труда служит протокол. Пункт 91 Правил обучения предусматривает его оформление по результатам проверки после обучения требованиям охраны труда, первой помощи и применению средств индивидуальной защиты. Когда первая помощь и применение таких средств изучались в рамках обучения требованиям охраны труда, допускается единый протокол. Его можно оформить на бумаге или в электронном виде. Различайте программу, по которой проводилось обучение, и протокол, свидетельствующий о его прохождении работником.

По СОУТ нужен отчёт, который составляет проводившая оценку организация. В его состав входят перечень рабочих мест, карты с установленными классами условий труда, сводная ведомость, заключения эксперта и перечень мероприятий по улучшению условий труда. Протоколы исследований и измерений, оценки эффективности средств защиты и другие материалы включают с учётом предусмотренных законом случаев. Если вредные или опасные факторы на рабочем месте не выявлены, состав сведений в отчёте определяется отдельно — ч. 1 и 4 ст. 15 426-ФЗ (СОУТ).

Полученный отчёт подписывают все члены комиссии, а её председатель утверждает его не позднее тридцати календарных дней после направления работодателю. Несогласный член комиссии вправе приложить письменное мотивированное особое мнение. Для оформления результата допускается бумажный или электронный документ при соблюдении требований к подписанию — ч. 2 ст. 15 426-ФЗ (СОУТ).

После утверждения отчёта оформлением комплекта работа не заканчивается. Работников знакомят с результатами СОУТ на их рабочих местах под роспись не позднее тридцати календарных дней; периоды болезни, отпуска, командировки и междувахтового отдыха в этот срок не включаются. В течение трёх рабочих дней уведомляют проводившую оценку организацию об утверждении и направляют ей копию отчёта. Эти действия предусмотрены ч. 5 и 5.1 ст. 15 426-ФЗ (СОУТ).