Какие документы нужны нотариусу

Ответ на вопрос, какие документы нужны для нотариуса, начинается с цели обращения. Установить личность человека и подтвердить факты для конкретного действия — разные задачи. Паспорт помогает решить первую, а для проверки принадлежности имущества или размера задолженности подготовьте подтверждающие документы. Переносить список бумаг для одного обращения на другое нельзя. Основные ориентиры дают ст. 42, 45, 55 и 91.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

По ст. 42 нотариус устанавливает личность обратившегося гражданина. Если действует представитель, устанавливается личность представителя; это касается и представителя юридического лица. Основанием служит паспорт либо другие документы, которые исключают сомнения в личности. Закон не ограничивает эту проверку простым просмотром предъявленной бумаги: нотариус использует государственные информационные ресурсы, а при наличии соответствующих средств также проверяет подлинность документов с их помощью. Читаемость документа ещё не означает, что проверка личности завершена.

Отсутствие документа, удостоверяющего личность, не позволяет безоговорочно заключить, что обращение невозможно. Статья 42 предусматривает право нотариуса установить личность через единую биометрическую систему, в том числе при сомнениях относительно предъявителя документа. Это специальный способ идентификации, то есть установления личности, а не правило о приёме любой бумаги вместо паспорта. При удалённом обращении та же статья предусматривает усиленную квалифицированную электронную подпись либо использование системы идентификации и аутентификации вместе с единой биометрической системой.

Следующая часть подготовки — состояние самих документов. По ст. 45 подтверждения фактов на бумаге должны быть легко читаемыми. В бумагах для нотариуса нельзя подчищать текст, дописывать сведения или зачёркивать слова, не оговорив такие изменения. Нельзя использовать карандаш или легко удаляемые красители. Если документ состоит из нескольких листов, его целостность должна быть обеспечена скреплением либо другим способом, исключающим сомнения. Смысл этих требований — дать нотариусу возможность проверить содержание и целостность представленного подтверждения.

При этом ст. 45 оставляет возможность принять документ с несущественными недостатками. Оценка связана с целью его представления: нотариус вправе принять бумагу, если исправления или другие дефекты для этой цели несущественны. Из этого не следует, что любое исправление допустимо. При подготовке комплекта стоит обратить внимание именно на то, какие сведения подтверждает документ и затрагивает ли недостаток эти сведения. Самостоятельно дописывать или зачищать спорное место не следует: требования статьи относятся и к таким изменениям.

Электронная форма тоже предусмотрена ст. 45. Нотариус принимает электронные документы, когда их формат соответствует законодательным требованиям и они воспроизводятся имеющимися у него техническими средствами. Одного наличия файла недостаточно для вывода о возможности его использовать. Кроме того, представляемый электронный документ не должен содержать программы или информацию, заведомо предназначенные для несанкционированного воздействия на компьютерную информацию либо средства её защиты. Требования к содержанию и формату действуют одновременно.

Если цель обращения — договор об отчуждении или залоге имущества, права на которое регистрируются, применяется ст. 55. При отчуждении имущество переходит от прежнего владельца к другому лицу. Нотариус проверяет принадлежность имущества тому, кто его отчуждает или закладывает, а также ограничения прав, обременения и другие препятствия для договора. Исключение по принадлежности предусмотрено для договора, по условиям которого имущество на момент совершения ещё не принадлежит этому лицу. Представляемые сведения должны соотноситься именно с этими проверками, а не с отвлечённым списком для любой сделки.

Для исполнительной надписи, связанной со взысканием, ст. 91.1 устанавливает другой набор подтверждений. В нём названы письменное заявление взыскателя, подписанный им расчёт задолженности по денежным обязательствам с платёжными реквизитами его счёта, копия уведомления должника о задолженности и подтверждение направления уведомления. Направить уведомление нужно не менее чем за четырнадцать дней до обращения к нотариусу. Статья также отсылает к документам, служащим основанием для надписи; перечисленные расчёт и уведомление не заменяют их.

Для нотариально удостоверенного займа состав подтверждений уточняется той же ст. 91.1. При взыскании денежной задолженности нужен выданный кредитной организацией документ о перечислении денег заёмщику; его достоверность нотариус проверяет запросом. При истребовании заёмного имущества представляется документ о его передаче. Если исполнение обязательства связано с наступлением срока или выполнением условий, нужны подтверждения наступления срока либо выполнения условий. Перед обращением за надписью нужно различать доказательства передачи, расчёт долга и подтверждения того, что обязательство уже подлежит исполнению.