Какие документы нужны для заключения договора

Перечень документов начинается с вопроса о форме договора. Это способ, которым стороны выражают и закрепляют свою договорённость. По ст. 434 ГК РФ договор допускается заключать в любой форме, предусмотренной для сделок, если закон не устанавливает для его вида определённую форму. Поэтому нельзя назвать один обязательный набор бумаг для любого случая. Сначала нужно определить, каким способом будет заключаться именно этот договор, а затем соотнести с этим способом документы сторон. Само наличие папки с бумагами ещё не отвечает на вопрос о соблюдении формы.

При письменной форме возможен единый документ, подписанный сторонами, в том числе электронный. Другой вариант по ст. 434 ГК РФ — обмен письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными с соблюдением предусмотренных законом правил. Значит, письменный договор не всегда выглядит как один лист с подписями обеих сторон. При обмене документами значение имеет вся соответствующая переписка, посредством которой стороны заключают договор. Однако перечисление возможных способов не означает, что каждый из них подходит для любого вида сделки без дополнительных условий.

Отдельно нужно учитывать форму, о которой договорились сами стороны. Согласно ст. 434 ГК РФ, если они выбрали определённую форму, договор считается заключённым после её придания, даже когда закон такой формы не требовал. Кроме того, закон или соглашение сторон могут предусматривать заключение письменного договора только одним документом с подписями сторон. В таком случае обмен письмами не заменяет согласованный документ. Поэтому при подготовке бумаг имеет значение не только общее правило закона, но и договорённость сторон о способе оформления.

Если стороной выступает компания, следующий вопрос — кто вправе действовать от её имени. Статья 53 ГК РФ предусматривает приобретение прав и принятие обязанностей юридическим лицом через его органы. Они действуют в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом. Учредительный документ нужен для понимания компетенции: то есть круга вопросов, которые вправе решать соответствующий орган компании. Его роль отличается от роли самого договора: он помогает установить основание полномочий лица, которое выступает за организацию. Нельзя приравнивать любого подписанта к уполномоченному органу только потому, что он представляет компанию в переговорах.

Полномочия выступать от имени юридического лица могут принадлежать нескольким лицам. По ст. 53 ГК РФ учредительный документ может предусматривать их совместные либо независимые действия, а сведения об этом включаются в единый государственный реестр юридических лиц. При совместном порядке нельзя исходить из того, что подписи одного лица достаточно только потому, что оно названо среди уполномоченных. При независимом порядке смысл полномочий иной. Поэтому сведения о подписанте нужно читать вместе с указанием, как именно он вправе действовать от имени компании.

Данные регистрации компании содержатся в едином государственном реестре юридических лиц, открытом для всеобщего ознакомления. По ст. 51 ГК РФ добросовестный участник оборота вправе исходить из соответствия реестровых данных действительным обстоятельствам. В этой же статье установлены исключения, связанные с внесением сведений помимо воли юридического лица. Сведения реестра помогают понять, с какой организацией заключается договор, и сопоставить информацию о ней с представленными документами. При этом ст. 51 ГК РФ не устанавливает универсального требования прикладывать к каждому договору определённый бумажный документ из реестра.

Когда договор заключает представитель, основанием его действий может быть доверенность. По ст. 185 ГК РФ это письменное уполномочие одного лица другому для представительства перед третьими лицами. Важно содержание такого уполномочия: оно должно охватывать совершение соответствующей сделки. Закон допускает и непосредственное представление письменного уполномочия другой стороне самим представляемым. Поэтому вопрос о документах представителя решается через основание и объём его полномочий, а не через одно только название предъявленной бумаги.

Доверенность не является единственным возможным способом закрепить полномочия представителя. Статья 185 ГК РФ распространяет правила о ней также на случаи, когда полномочия содержатся в договоре либо в решении собрания, с предусмотренными этой нормой оговорками. Если представителей несколько, каждый обладает указанными полномочиями, кроме случая, когда доверенность предусматривает совместные действия. Практический состав документов поэтому складывается из оформления самой договорённости, сведений о компании и основания полномочий подписанта. Каждый элемент отвечает на свой вопрос; один документ не заменяет остальные автоматически.