Какие документы нужны для отчёта по командировке

Для отчёта по командировке подготовьте авансовый отчёт — документ, в котором отражаются суммы, потраченные в связи с поездкой. К нему приложите подтверждения расходов. Это два связанных элемента: в отчёте вы указываете израсходованные деньги, а приложениями подтверждаете затраты на жильё, проезд и другие нужды командировки. Такой состав отчётности предусмотрен п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки.

Если во время командировки вы снимали жильё, соберите документы о найме жилого помещения. Они относятся к отдельной группе приложений к авансовому отчёту. При подготовке отчётности проверьте, что расходы на проживание отражены в отчёте и к ним приложены соответствующие документы: обязанность подтвердить наём жилья закреплена в п. 23 Положения.

Расходы на дорогу подтверждаются документами о фактически потраченных на проезд суммах. При этом учитывайте не только затраты непосредственно на поездку: п. 23 Положения включает сюда оплату услуг по оформлению проездных документов. Если вы оплачивали такие услуги в связи с командировкой, подготовьте подтверждения этих расходов вместе с остальными документами на проезд. При сборе приложений ориентируйтесь на то, какие расходы действительно были оплачены.

Для поездки на поезде есть ещё одна прямо названная составляющая: оплата предоставления постельных принадлежностей. Подтверждения этой оплаты также относятся к документам о расходах на проезд. Если соответствующая сумма включена в ваши затраты по командировке, учтите её при подготовке авансового отчёта и приложений к нему — п. 23 Положения.

Если кроме жилья и дороги были другие расходы, связанные с командировкой, приложите документы и по ним. Перечень приложений не сводится к проживанию и проезду: п. 23 Положения отдельно предусматривает подтверждение иных командировочных расходов. Сопоставьте отражённые в отчёте затраты с собранными документами, чтобы при передаче работодателю они относились к тем расходам, о которых вы отчитываетесь.

Передать авансовый отчёт нужно работодателю в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки. Этот срок относится к отчётности после поездки, поэтому подготовку приложений стоит связать с датой возвращения. Не откладывайте сбор документов до момента передачи отчёта: подтверждения жилья, проезда и иных затрат прилагаются к нему по п. 23 Положения.

В тот же срок нужно произвести окончательный расчёт по денежному авансу, который работодатель выдал перед отъездом на командировочные расходы. Подготовка отчёта связана с этим расчётом: сопоставьте выданный аванс с потраченными на поездку суммами. Обязанность отчитаться и завершить расчёт установлена п. 23 Положения, поэтому после возвращения займитесь обоими вопросами вместе.