Какие документы нужны для командировки сотрудника

Чтобы оформить командировку сотрудника, работодателю нужно принять письменное решение о поездке. По нему работник отправляется выполнять служебное поручение вне места постоянной работы в определённый срок. Начните оформление с этого решения: именно оно служит основанием для направления в командировку по п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки.

Перед подготовкой документов определите, относится ли поездка к командировке. Место постоянной работы — место расположения организации или её обособленного подразделения, работа в котором обусловлена трудовым договором. Поездка в представительство или филиал за пределами этого места тоже признаётся командировкой, если сотрудника направили по письменному решению работодателя. Для работников с постоянной работой в пути или разъездным характером работы такие поездки командировками не являются — п. 3 Положения.

После возвращения сотруднику нужно представить работодателю проездные документы: по ним определяется фактический срок командировки. Сохраните документы о проезде к месту поручения и обратно, чтобы даты поездки можно было подтвердить. Это относится к оформлению уже состоявшейся поездки: письменное решение служит основанием для направления, а документы о проезде подтверждают её продолжительность — п. 3 и п. 6 Положения.

Если сотрудник едет на служебном транспорте, собственном автомобиле или транспорте третьего лица по доверенности, действует особый порядок. Проезд должен осуществляться на основании письменного решения работодателя. По возвращении работник указывает фактический срок пребывания в служебной записке и прикладывает подтверждения использования транспорта. Подойдут путевой или маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, билеты и другие документы, подтверждающие маршрут следования, — п. 6 Положения.

Когда проездных документов нет, используйте документы по найму жилья в месте командирования. При проживании в гостинице срок подтверждается договором, кассовым чеком или документом на бланке строгой отчётности. Гостиничный документ должен подтверждать предоставление услуг именно по месту командирования и содержать сведения, предусмотренные правилами предоставления гостиничных услуг. Этот способ подтверждения срока предусмотрен п. 6 Положения.

Если нет ни документов о проезде, ни документов о найме жилья или заключении договора на гостиничные услуги, понадобится подтверждение принимающей стороны. Работник представляет служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания. В нём организация или должностное лицо, принимавшие сотрудника, подтверждают сроки прибытия и убытия — п. 6 Положения.

Набор документов для командировки сотрудника определяется способом поездки и тем, какие подтверждения сохранились. Для автомобильной поездки подготовьте записку вместе с документами о маршруте. При отсутствии билетов переходите к подтверждениям проживания, а если отсутствуют и они — к документу с подтверждением принимающей стороны. Такой порядок позволяет оформить фактический срок поездки по п. 6 Положения.