Какие документы должны быть у юридического лица

Ответ на вопрос, какие документы нужны юридическому лицу, начинается с его организационно-правовой формы. Это установленный законом вид организации: например, общество с ограниченной ответственностью или хозяйственное товарищество. Статья 52 ГК РФ определяет, на каком основании действует юридическое лицо. Правила хранения корпоративных документов ООО закреплены в ст. 50 закона об обществах с ограниченной ответственностью, акционерного общества — в ст. 89 208-ФЗ. Отдельно ст. 29 402-ФЗ регулирует хранение документов бухгалтерского учета. Эти группы дополняют друг друга: наличие устава не заменяет сохранность отчетности или решений участников.

По общему правилу п. 1 ст. 52 ГК РФ юридические лица действуют на основании уставов, утвержденных учредителями или участниками. Но есть исключения. Хозяйственному товариществу нужен учредительный договор, заключенный его учредителями. Государственная корпорация действует на основании федерального закона о ней. Требование предъявить именно собственный устав нельзя одинаково применять к любой организации. Сначала нужно установить, какой учредительный документ предусмотрен для её формы, и уже затем оценивать состав имеющихся документов.

Возможен и типовой устав — утвержденный образец, на основании которого действует юридическое лицо. Согласно п. 2 ст. 52 ГК РФ сведения о его использовании указывают в едином государственном реестре юридических лиц. Такой устав не содержит наименования, фирменного наименования, места нахождения и размера уставного капитала конкретной организации: эти сведения находятся в реестре. Для учреждений п. 3 той же статьи предусматривает возможность действовать на основании единого типового устава в установленных законом случаях. Индивидуальные сведения об организации, использующей типовой устав, проверяйте в едином государственном реестре юридических лиц.

Если устав утверждают учредители или участники, его содержание должно отвечать п. 4 ст. 52 ГК РФ. В нем указывают наименование, организационно-правовую форму, место нахождения и порядок управления деятельностью. Закон может предусматривать и другие сведения для соответствующего вида организации. Для некоммерческих организаций и унитарных предприятий в уставе определяют предмет и цели деятельности. Для других коммерческих организаций это обязательно в предусмотренных законом случаях, а также может быть сделано добровольно. При оценке устава имеет значение не только наличие самого текста, но и его содержание.

Внутренний регламент и иные внутренние документы занимают другое место. Пункт 5 ст. 52 ГК РФ позволяет участникам, а в предусмотренных законом случаях и органам юридического лица утвердить документы, регулирующие корпоративные отношения — отношения внутри организации. Они не являются учредительными и не должны противоречить учредительному документу. Само это право не означает обязанности каждой организации принять одинаковый набор регламентов. Если же документы утверждены, при определении состава хранимых материалов нужно учитывать и их требования.

Для ООО п. 1 ст. 50 закона об обществах с ограниченной ответственностью связывает обязанность хранения не только с законом, но также с уставом, внутренними документами и решениями органов общества. Пункт 2 перечисляет документы, к которым участнику обеспечивают доступ. Среди них — решение об учреждении, устав с зарегистрированными изменениями, документ о государственной регистрации и протоколы собраний. Договор об учреждении предусмотрен с исключением для общества, созданного одним лицом. Также названы положения о филиалах и представительствах, списки аффилированных лиц, заключения ревизора и аудитора, судебные акты по корпоративным спорам, документы о крупных сделках и сделках с заинтересованностью. Этот перечень нужно соотносить с тем, какие органы, решения и события есть у конкретного ООО.

Для акционерного общества ст. 89 208-ФЗ устанавливает обязанность хранить документы, предусмотренные законом, уставом, внутренними документами и решениями органов общества. Место хранения — место нахождения исполнительного органа. Порядок и сроки определяются Банком России. Для составления полного перечня проверьте закон, устав, внутренние документы и решения органов общества, а сроки хранения уточните по правилам Банка России. Переносить список для ООО на акционерное общество как исчерпывающий было бы неверно: основания обязанности хранения у этих форм нужно рассматривать по соответствующим нормам.

Документы бухгалтерского учета составляют самостоятельную группу. По ст. 29 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры, бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения о ней хранят не менее пяти лет после отчетного года. Для документов учетной политики и других материалов об организации учета отсчет связан с годом их последнего использования при составлении отчетности. Хранить нужно также средства воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи. Организация обеспечивает безопасное хранение и защиту документов от изменений, а при смене руководителя — их передачу. Порядок такой передачи она определяет самостоятельно. Электронный формат и смена руководителя не отменяют обязанностей по сохранности бухгалтерских материалов.