Как заполнить расчёт 6-НДФЛ

Чтобы правильно заполнить расчёт 6-НДФЛ, начните с регистров налогового учёта. Это документы, в которых налоговый агент учитывает доходы физических лиц, предоставленные вычеты, исчисленный и удержанный налог. Налоговый агент — тот, кто выплачивает доход и исполняет обязанности по налогу с него. По п. 1 ст. 230 НК РФ форму регистров и порядок отражения сведений агент разрабатывает самостоятельно.

Регистр должен позволять определить получателя дохода, вид дохода и вычета, расходы и суммы, уменьшающие налоговую базу. В нём также отражаются суммы дохода, даты выплат, статус получателя и даты удержания налога. Для видов доходов и вычетов используются утверждённые коды. Поэтому при подготовке расчёта проверьте не только итоговые суммы, но и сведения, из которых они складываются: ошибка в исходном учёте может перейти в отчётность.

Сама ст. 230 НК РФ не содержит инструкции по отдельным полям 6-НДФЛ. Пункт 2 отсылает к утверждённым формам, форматам и порядку представления. Из этой статьи нельзя вывести номера строк, правила их заполнения или порядок исправления уже сданного расчёта. Для таких действий нужен соответствующий утверждённый порядок.

Отдельно определите место представления. Общее правило п. 2 ст. 230 НК РФ — налоговый орган по месту учёта агента. Для работников обособленных подразделений и предпринимателей на патентной системе в этом пункте предусмотрены специальные правила. Их нужно учитывать при выборе получателя отчётности.

Способ сдачи тоже установлен законом: расчёт представляется в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. При численности получивших доход физических лиц до 10 человек допускается бумажный носитель. Сведения о доходах каждого физического лица за истекший налоговый период представляются в составе расчёта.