Как заполнить авансовый отчёт
Для отчёта о расходах используйте форму, определённую руководителем. Укажите реальные операции, их денежное выражение и сведения об ответственных лицах: эти требования действуют и при оформлении расходов по командировке.
Коротко
Нужно заполнить форму, определённую руководителем, указав дату, организацию, содержание и величину расходов, должности и подписи ответственных лиц. Если аванс выдан на командировку, отражайте фактически совершённые операции. По ст. 9 402-ФЗ первичный документ должен содержать обязательные реквизиты; электронный вариант подписывают электронной подписью, а исправления оформляют с датой и подписями.
Ответ подробно: заполнение авансового отчёта
Авансовый отчёт оформляет сведения о расходовании полученного аванса. При его заполнении ориентируйтесь на требования к первичным учётным документам — документам, которыми оформляют факты хозяйственной жизни. По ч. 1 ст. 9 402-ФЗ отражать можно только реальные операции. Запись в отчёте должна описывать то, что произошло, а не предполагаемый расход.
Начните с формы: по ч. 4 ст. 9 402-ФЗ её определяет руководитель по представлению лица, ведущего бухгалтерский учёт. Для организаций бюджетной сферы эта часть статьи предусматривает особый порядок установления форм. Поэтому сама ст. 9 не даёт универсального образца заполнения всех граф авансового отчёта.
Проверьте обязательные реквизиты по ч. 2 ст. 9 402-ФЗ. Нужны название документа, дата его составления и наименование организации. Раскройте содержание каждой отражаемой операции и её величину с единицами измерения. Укажите должности ответственных лиц, их подписи, фамилии и инициалы либо другие сведения, позволяющие установить, кто подписал документ. Одного перечня расходов без этих реквизитов недостаточно.
При заполнении отчёта по командировке применяйте те же требования к описанию фактических расходов. Письменные требования лица, ведущего бухгалтерский учёт, о документальном оформлении и представлении необходимых сведений обязательны для работников по ч. 3 ст. 9 402-ФЗ. Эта норма также возлагает на ответственного за оформление обязанность своевременно передать документы для учёта и обеспечить достоверность сведений.
Бумажный и электронный способы оформления допускает ч. 5 ст. 9 402-ФЗ; электронный документ подписывается электронной подписью. Если обнаружена ошибка, ч. 7 разрешает исправление, когда иной запрет не установлен законом или соответствующими нормативными актами. Поставьте дату исправления и подписи составителей с данными, позволяющими их идентифицировать.
Что говорит закон: выбор формы документа
Статья в редакции Федерального закона от 26.07.2019 № 247-ФЗ. Текст — из базы законов «ВРУЦКИЙ ПРАВО».
Порядок действий: оформление отчёта о расходах
Последовательность основана на требованиях ст. 9 402-ФЗ к первичным учётным документам.
- 1Возьмите установленную формуИспользуйте форму, определённую руководителем по представлению лица, ведущего бухгалтерский учёт, с учётом ч. 4 ст. 9 402-ФЗ.
- 2Опишите фактические расходыВнесите содержание операций и их величину с единицами измерения. Добавьте название документа, дату и наименование организации по ч. 2 ст. 9 402-ФЗ.
- 3Оформите подписиУкажите должности ответственных лиц и сведения, позволяющие их идентифицировать. Для электронного документа нужна электронная подпись по ч. 5 ст. 9 402-ФЗ.
- 4Передайте документы для учётаОбеспечьте своевременную передачу и достоверность сведений по ч. 3 ст. 9 402-ФЗ. При исправлении ошибки соблюдайте требования ч. 7 этой статьи к дате и подписям.
Документы: что подготовить для заполнения
По ч. 3 ст. 9 402-ФЗ соблюдайте письменные требования лица, ведущего бухгалтерский учёт, к представлению документов и сведений.
| Документ |
|---|
| Форма авансового отчёта, определённая руководителем |
| Первичные учётные документы о фактически совершённых расходных операциях |
| Документы и сведения, запрошенные письменно лицом, ведущим бухгалтерский учёт |
Частые вопросы: сведения в авансовом отчёте
Ответы с опорой на ст. 9 402-ФЗ.
Что такое авансовый отчёт и для чего он нужен?
Это документ о расходовании полученного аванса. Он оформляет сведения о совершённых операциях для бухгалтерского учёта. Ст. 9 402-ФЗ требует оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичным учётным документом и запрещает принимать к учёту документы о несуществующих операциях.
Как заполнить авансовый отчёт по командировке?
Возьмите установленную в организации форму и отразите фактические расходы, их содержание и величину. Проверьте дату, название организации, должности и подписи ответственных лиц. Обязательные реквизиты перечислены в ч. 2 ст. 9 402-ФЗ; графы для командировочных расходов заполняйте по форме, определённой руководителем организации.
Можно ли исправить ошибку в авансовом отчёте?
По ч. 7 ст. 9 402-ФЗ исправления в первичном документе допускаются, если закон или нормативные акты органов регулирования бухгалтерского учёта не установили иное. Исправление должно иметь дату и подписи составителей с фамилиями, инициалами либо другими идентифицирующими сведениями.
Услуги и темы рядом
Оформление первичных документов и вопросы бухгалтерского учёта.
Не откладывайте защиту