Как выставить счёт и счёт-фактуру на аванс

Если вы хотите выписать счёт на аванс, сначала отделите просьбу перечислить деньги от оформления уже полученной предоплаты для целей НДС — налога на добавленную стоимость. Счёт на оплату относится к платежу. Счёт-фактура имеет другое назначение: по п. 1 ст. 169 НК РФ он служит основанием для принятия предъявленного налога к вычету. При этом одинаковая сумма в этих документах не делает их взаимозаменяемыми. Нельзя считать вопрос об авансовом счёте-фактуре решённым только потому, что покупателю отправлен счёт и он его оплатил.

Отправная точка для авансового счёта-фактуры — получение денег в счёт будущей поставки, выполнения работ, оказания услуг или передачи имущественных прав. По п. 3 ст. 168 НК РФ ч.2 его нужно выставить не позднее пяти календарных дней со дня получения оплаты. Это правило охватывает и частичную предоплату. Дата счёта на оплату не подменяет дату поступления аванса при определении этого срока. Если деньги ещё не получены, само намерение покупателя сделать аванс не означает получения оплаты продавцом.

Чтобы оформить налоговую часть, сопоставьте характер платежа и предстоящую поставку. Пункт 1 ст. 168 НК РФ ч.2 связывает получение предоплаты за будущую реализацию на территории Российской Федерации с предъявлением покупателю исчисленного налога. По п. 4 этой статьи НДС выделяют отдельной строкой в расчётных документах, первичных учётных документах и счетах-фактурах. Общую сумму платежа и сумму налога нельзя смешивать при оформлении документов на аванс. Налоговая ставка также относится к сведениям авансового счёта-фактуры по п. 5.1 ст. 169 НК РФ.

Номер и дата составления прямо названы в п. 5.1 ст. 169 НК РФ наряду с налоговой ставкой. Но этими сведениями заполнение документа не исчерпывается: п. 8 этой статьи относит установление формы и порядка заполнения к полномочиям Правительства Российской Федерации. Если нужно сделать счёт-фактуру на аванс, ориентируйтесь на установленную форму, а не на произвольный текст с таким названием. Перечень отдельных реквизитов не заменяет требования к оформлению документа в целом.

Способ передачи тоже имеет значение. Пункт 1 ст. 169 НК РФ допускает бумажный и электронный счёт-фактуру. Для электронного обмена по общему правилу нужны взаимное согласие сторон и совместимые технические возможности, позволяющие принимать и обрабатывать документы. Выбор электронной формы связан не только с удобством продавца. До выставления документа следует сопоставить возможности обеих сторон: покупатель должен иметь возможность получить и обработать именно электронный счёт-фактуру. Условия обмена нельзя считать выполненными лишь потому, что у продавца есть программа для заполнения.

Для бумажного документа проверьте, кто вправе его подписать. По п. 6 ст. 169 НК РФ от организации подписывают руководитель и главный бухгалтер либо лица, получившие полномочия по приказу, иному распорядительному документу или доверенности. От предпринимателя подпись ставит он сам либо представитель по доверенности; указываются основной государственный регистрационный номер предпринимателя и дата его присвоения. Для электронного счёта-фактуры тот же пункт предусматривает усиленную квалифицированную электронную подпись. Печать в перечисленных требованиях к подписанию не названа, и оттиск не заменяет подпись.

После отгрузки появляется связь между авансовыми и отгрузочными документами. Подпункт 4 п. 5 ст. 169 НК РФ предусматривает в счёте-фактуре при реализации сведения о платёжно-расчётном документе, а также номер и дату авансового счёта-фактуры, если соответствующие суммы подлежат зачёту в оплату. Решая, как сделать зачёт аванса, различайте отражение этой связи в счёте-фактуре и налоговый порядок зачёта. Для расчёта налоговых последствий последующей поставки сверьте с бухгалтером платёжные документы, авансовый и отгрузочный счета-фактуры.

Если счёт-фактура уже выписан с ошибкой, оценивать нужно её содержание. По п. 2 ст. 169 НК РФ ошибки, которые не мешают установить продавца, покупателя, предмет сделки, стоимость, ставку и сумму предъявленного налога, не служат основанием для отказа в вычете. Из этого не следует, что любой неверно заполненный авансовый документ подходит покупателю. Практический вопрос состоит в том, можно ли по нему установить существенные сведения о сделке и налоге, а не только прочитать название документа.

Наконец, общее правило о выделении НДС не следует механически переносить на все операции. В п. 5 ст. 168 НК РФ ч.2 предусмотрены случаи оформления без выделения налога, случаи несоставления счетов-фактур при реализации освобождёнными налогоплательщиками на упрощённой системе или едином сельскохозяйственном налоге, а также оформление без учёта налога, исчисляемого налоговым агентом. Прежде чем выставить документ, нужно соотнести статус продавца и характер операции с соответствующим правилом. Выбор надписи и способа оформления должен опираться на это правило, а не только на просьбу покупателя.