Как выдать денежные средства под отчёт
Для выдачи работнику наличных на расходы организации или предпринимателя нужно оформить основание и расходный кассовый ордер. После расходов работник представляет авансовый отчёт с подтверждающими документами в установленный руководителем срок.
Коротко
Нужно выдать наличные денежные средства под отчёт по расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному на основании распорядительного документа организации или предпринимателя либо письменного заявления работника. Получатель подписывает ордер и пересчитывает деньги при кассире. Затем работник сдаёт авансовый отчёт с подтверждающими документами в срок, который установил руководитель.
Ответ подробно: выдача денежных средств под отчёт работнику
Если работнику нужны наличные для расходов, связанных с деятельностью организации или индивидуального предпринимателя, начните с основания выдачи. Можно использовать распорядительный документ организации или предпринимателя либо письменное заявление самого работника. По выбранному основанию оформляют расходный кассовый ордер формы 0310002 — документ, по которому кассир выдаёт деньги. Такой порядок предусмотрен подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России № 3210-У.
При нескольких выдачах можно оформить общий распорядительный документ. В нём указывают фамилии и инициалы получателей, суммы и сроки, на которые выдаются наличные. Это позволяет оформить распоряжение как на одного работника, так и на нескольких подотчётных лиц — работников, получающих деньги для служебных расходов, по подп. 6.3 п. 6 Указания.
Перед передачей денег кассир проверяет подпись главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии — руководителя. Он сверяет сумму цифрами и прописью, проверяет наличие перечисленных в ордере подтверждающих документов и удостоверяется, что деньги получает указанный в ордере человек. Эти действия предусмотрены подп. 6.1 п. 6 Указания.
Работнику передают ордер для подписи; при электронном оформлении допустима электронная подпись. Кассир пересчитывает наличные так, чтобы получатель мог наблюдать. Работнику нужно сверить сумму в ордере и пересчитать полученные деньги при кассире: с этим связана возможность предъявить претензию по сумме. После выдачи кассир подписывает ордер — подп. 6.2 п. 6 Указания.
Для завершения расчётов работник предъявляет авансовый отчёт с документами, подтверждающими расходы, главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю. Срок представления отчёта назначает руководитель. Он также определяет срок проверки, утверждения и окончательного расчёта по отчёту — подп. 6.3 п. 6 Указания.
Что говорит закон: основание выдачи денежных средств под отчёт
Текст — из базы законов «ВРУЦКИЙ ПРАВО».
Порядок действий: как оформить денежные средства под отчёт
От основания выдачи наличных под отчёт до расчёта по расходам работника.
- 1Подготовьте основание выдачиОформите распорядительный документ либо письменное заявление подотчётного лица. В распоряжении на несколько выдач обозначьте получателей, суммы и сроки.
- 2Оформите расходный ордерНа основании распоряжения или заявления составьте расходный кассовый ордер 0310002. Кассир проверяет подпись, суммы, подтверждающие документы и получателя.
- 3Передайте наличные работникуПолучатель подписывает ордер, сверяет записанную сумму и пересчитывает деньги под наблюдением кассира. Кассир после выдачи ставит свою подпись.
- 4Завершите расчёты по отчётуРаботник представляет авансовый отчёт с подтверждением расходов в назначенный руководителем срок. Проверку, утверждение и окончательный расчёт проводят в срок, установленный руководителем.
Документы: выдача денежных средств под отчёт и подтверждение расходов
Для денежных средств под отчёт оформляют основание и кассовый ордер, а расходы подтверждают при отчётности.
| Документ |
|---|
| Распорядительный документ организации или предпринимателя либо письменное заявление подотчётного лица |
| Расходный кассовый ордер 0310002 |
| Подтверждающие документы, перечисленные в расходном кассовом ордере |
| Авансовый отчёт с прилагаемыми документами, подтверждающими расходы |
Частые вопросы: денежные средства под отчёт из кассы
Основания для выдачи денежных средств под отчёт, общее распоряжение и срок отчётности.
Обязательно ли работнику писать заявление на деньги под отчёт?
Выдачу можно оформить на основании распорядительного документа организации или индивидуального предпринимателя. Письменное заявление работника — другое допустимое основание для составления расходного кассового ордера по подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России № 3210-У.
Можно ли одним распоряжением оформить несколько выдач под отчёт?
Да, распорядительный документ может охватывать несколько выдач одному работнику или нескольким получателям. Укажите их фамилии и инициалы, суммы наличных и сроки, на которые выдаются деньги, как предусмотрено подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России № 3210-У.
Когда работник должен отчитаться за полученные наличные?
Ориентируйтесь на срок, установленный руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. К этому сроку подотчётное лицо представляет авансовый отчёт с подтверждающими документами бухгалтеру, главному бухгалтеру или, при их отсутствии, руководителю — подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России № 3210-У.
Услуги и темы рядом
Учёт денежных средств под отчёт связан с оформлением первичных документов и отчётности бизнеса.
Не откладывайте защиту