Как вести учёт НДС

Начните с определения своей роли в сделках: продаёте собственные товары или действуете в интересах другого лица. Для налогоплательщика учёт опирается на составление счетов-фактур и ведение книг покупок и продаж. Это правило касается и налогового агента — лица, исполняющего соответствующие налоговые обязанности по операции. Основание — п. 3 ст. 169 НК РФ.

При оформлении продажи проверьте реквизиты счёта-фактуры: номер, дату, сведения о продавце и покупателе, стоимость без налога, ставку, предъявленную сумму НДС и итоговую стоимость. При получении аванса нужны также номер платёжно-расчётного документа и сумма оплаты. Для прослеживаемых товаров, движение которых учитывается особо, предусмотрена электронная форма с исключениями, в частности для продажи физическим лицам для личных нужд. Эти требования содержатся в п. 1.1, 5 и 5.1 ст. 169 НК РФ.

Если одновременно ведёте облагаемые и освобождённые операции, разделите покупки по их назначению. Налог по приобретениям для необлагаемой деятельности учитывают в стоимости, а для облагаемой — принимают к вычету с соблюдением условий его применения. При вычете предъявленный по покупке НДС уменьшает ваш налог. По покупкам для обоих направлений НДС распределяется; порядок закрепляют в учётной политике для целей налогообложения — п. 4 ст. 170 НК РФ.

Для распределения общих приобретений сопоставьте стоимость отгрузок по соответствующим операциям с общей стоимостью отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг и переданных имущественных прав за налоговый период. Именно стоимость отгрузок служит основой пропорции. Для основных средств и нематериальных активов, принятых к учёту в первом или втором месяце квартала, разрешено использовать отгрузки соответствующего месяца — п. 4.1 ст. 170 НК РФ.

Не оставляйте смешанные покупки без раздельного учёта: при его отсутствии предъявленный налог нельзя принять к вычету или включить в расходы для налога на прибыль либо НДФЛ. Правило о доле расходов на необлагаемые операции не более 5 процентов позволяет не распределять налог по общим приобретениям при соблюдении условий. Оно касается именно расходов, а не доли выручки. Для плательщиков на упрощённой системе со специальными ставками действует исключение из правил этого пункта — п. 4 ст. 170 НК РФ.

Посреднические сделки учитывайте с учётом условий договора. При комиссии и агентировании от своего имени в интересах другого лица полученные и выставленные счета-фактуры отражают в журнале. Счета-фактуры на собственное вознаграждение в этот журнал не включают. Обязанность может затрагивать и освобождённых от НДС лиц — п. 3.1 ст. 169 НК РФ.

Отдельно выделяйте финансирование покупок субсидиями и бюджетными инвестициями. При полном финансировании НДС не принимается к вычету, при частичном — исключается соответствующая доля. Если конкретные приобретения не определены, затраты по источникам финансирования учитывают раздельно. При финансировании стоимости без НДС предусмотрено исключение — п. 2.1 ст. 170 НК РФ.