Как удержать НДФЛ с заработной платы

Если вы выплачиваете работнику зарплату, удерживайте начисленный НДФЛ в момент фактической выплаты дохода. Это означает, что работнику передают сумму за вычетом удержанного налога. Расчёт налога и его удержание — разные действия: сначала определяют сумму, затем вычитают её из выплачиваемого дохода. Такое правило закреплено в п. 4 ст. 226 НК РФ. Оно отвечает и на вопрос, как вычитается НДФЛ с зарплаты: налог удерживается из денег работника при их выплате.

Чтобы определить сумму к удержанию, учитывайте расчёт с начала налогового периода. Для доходов, к которым применяется предусмотренный п. 3 ст. 226 НК РФ расчёт нарастающим итогом, налог считают по совокупности начисленных работнику доходов за этот период. Затем засчитывают налог, уже удержанный в предыдущие месяцы. Повторно вычитать из зарплаты ранее удержанные суммы не нужно: зачёт позволяет определить оставшуюся сумму налога.

Если работник получает деньги также у другого налогового агента, включать их в ваш расчёт не нужно. Вы рассчитываете НДФЛ без доходов от других налоговых агентов и без налога, который они удержали. Это правило п. 3 ст. 226 НК РФ позволяет разграничить расчёты по разным источникам дохода: каждый агент учитывает выплаты, относящиеся к нему.

После удержания определите срок перевода денег в бюджет. Налог, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, перечисляют не позднее 28-го числа этого месяца. Для удержаний с 23-го по последнее число действует срок не позднее 5-го числа следующего месяца. Если налог удержан при выплате с 23 по 31 декабря, завершите его перечисление до окончания последнего рабочего дня текущего года. Эти сроки установлены п. 6 ст. 226 НК РФ; они относятся к перечислению налога, а удержание связано с выплатой дохода.

Отдельная ситуация возникает, когда налог начислен с дохода в натуральной форме или с материальной выгоды. Тогда его удерживают из денежных доходов, которые этот же налоговый агент выплачивает работнику. Для такого удержания установлен предел: не более 50 процентов выплачиваемого денежного дохода. Это специальное правило п. 4 ст. 226 НК РФ для налога с указанных видов дохода.

Если до 31 января следующего года удержать исчисленный налог невозможно, возникает обязанность письменно уведомить работника и налоговый орган по месту учёта агента. Сообщить нужно не позднее 25 февраля следующего года. В сообщении указывают невозможность удержания, сумму дохода, с которого налог не удержан, и сумму неудержанного налога — п. 5 ст. 226 НК РФ.

Неудержанный налог нельзя просто оставить без внимания. При выявлении налоговым органом неправомерного неудержания по результатам налоговой проверки соответствующие суммы доначисляются налоговому агенту. Такое последствие предусмотрено п. 10 ст. 226 НК РФ. Для работодателя практическое значение имеют и правильность расчёта, и фактическое удержание при выплате зарплаты.