Как удержать НДФЛ с аванса по зарплате и отразить его в 6-НДФЛ

Аванс по зарплате — выплата части заработка работнику. Само название выплаты не освобождает работодателя от удержания налога на доходы физических лиц, то есть НДФЛ. Работодатель выступает налоговым агентом: исчисляет налог, удерживает его из дохода и перечисляет в бюджет. По п. 4 ст. 226 НК РФ начисленную сумму нужно удержать непосредственно при фактической выплате дохода. Поэтому переносить удержание только на окончательный расчёт за месяц на том основании, что сейчас выдаётся аванс, нельзя.

Расчёт налога и его удержание — разные действия. При расчёте определяется сумма налогового обязательства, а при удержании эта сумма вычитается из выплачиваемого работнику дохода. Пункт 3 ст. 226 НК РФ предусматривает исчисление на дату фактического получения дохода. Для перечисленных в этом пункте ставок расчёт ведётся нарастающим итогом с начала налогового периода: учитывается накопленный доход и засчитывается налог, удержанный в предыдущие месяцы. Поэтому налог с аванса нельзя рассчитывать в отрыве от уже учтённых выплат и удержаний у того же работодателя.

При следующей выплате зарплаты нужно учитывать ранее удержанные суммы, чтобы не удержать один и тот же налог повторно. Зачёт ранее удержанного налога предусмотрен п. 2 ст. 226 НК РФ. При этом доходы от других налоговых агентов и удержанные ими суммы в расчёт этого работодателя не включаются: такое правило закреплено в п. 3 той же статьи. Рассчитывайте налог по собственным выплатам без учёта заработка у другого работодателя.

Для отражения аванса в отчётности сначала нужны точные сведения учёта. По п. 1 ст. 230 НК РФ налоговый агент ведёт регистры налогового учёта — записи о доходах, вычетах, исчисленном и удержанном налоге. Форму регистра работодатель разрабатывает самостоятельно. В нём должны быть сведения, позволяющие определить работника, вид дохода, суммы дохода, даты выплаты и удержания, статус налогоплательщика. Если аванс и оставшаяся зарплата выплачены в разные даты, учёт должен позволять различить эти выплаты и соответствующие удержания.

В расчёт 6-НДФЛ сведения переносятся с учётом утверждённых формы и порядка её заполнения. Основание обязанности представить расчёт об исчисленном и удержанном налоге — п. 2 ст. 230 НК РФ. Практический ориентир для подготовки сведений об авансе — сумма выплаченного дохода, рассчитанный налог, сумма фактического удержания и его дата. Удержание подтверждает уменьшение выплаты работнику, а перечисление — исполнение обязанности перед бюджетом. Эти действия нельзя подменять друг другом при сверке учёта с отчётностью. Номера строк и распределение показателей по конкретным полям определяются порядком заполнения формы; сама ст. 230 НК РФ такой детализации не содержит.

После удержания определяется срок перечисления. Согласно п. 6 ст. 226 НК РФ налог, удержанный с 1-го по 22-е число текущего месяца, перечисляют не позднее 28-го числа этого месяца. Для удержаний с 23-го числа по последнее число месяца установлен срок не позднее 5-го числа следующего месяца. Для периода с 23 по 31 декабря действует отдельное правило: перечислить налог нужно не позднее последнего рабочего дня текущего года. Поэтому слово «аванс» не определяет срок платежа: нужно установить, в какой период попало удержание.

Срок сдачи расчёта отличается от срока перечисления удержанного налога. По п. 2 ст. 230 НК РФ расчёт за первый квартал, полугодие и девять месяцев представляют не позднее 25-го числа следующего месяца. Годовой расчёт подают не позднее 25 февраля следующего года. Ожидание срока отчётности не даёт основания отложить удержание при выплате или перечисление по срокам ст. 226 НК РФ.

Перед представлением расчёта сопоставьте сведения регистра с документами о выплате зарплаты и перечислении налога. Такая сверка нужна, чтобы отчётность об исчисленном и удержанном налоге опиралась на фактические операции, учёт которых предусмотрен ст. 230 НК РФ. Если налог с аванса фактически не удержали, отражать его как удержанный нельзя. При невозможности удержать исчисленную сумму до 31 января следующего года п. 5 ст. 226 НК РФ обязывает письменно сообщить работнику и налоговому органу о неудержанном налоге не позднее 25 февраля следующего года. Эта обязанность не заменяет удержание при наличии возможности его произвести.