Как учитывать премии работников

Премия работнику может входить в расходы на оплату труда для целей налогообложения. Это прямо следует из ст. 255 НК РФ ч.2: в её общем правиле названы премии и единовременные поощрительные начисления. Разбор вопроса о том, как учитывать премии, начинается с содержания выплаты. Нужно установить, что именно поощряет работодатель и на каком основании возникло начисление. Одного слова «премия» для такого объяснения мало: оно не раскрывает ни результата труда, ни договорных условий вознаграждения.

Расходы на оплату труда — это категория расходов, в которую статья относит не только обычные начисления за работу. Она также охватывает стимулирующие начисления, то есть выплаты, которыми поощряют трудовые результаты. Пункт 2 ст. 255 НК РФ ч.2 прямо называет премии за производственные результаты. Если работодатель начисляет вознаграждение именно за такие результаты, при определении его вида есть прямой ориентир в законе. Описание основания должно позволять понять эту связь, а не только сообщать, что сотрудник получил дополнительную выплату.

Рядом с производственными премиями пункт 2 называет надбавки за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели. Это помогает понять смысл стимулирующего характера начисления: речь идёт о поощрении за трудовые качества и результаты. При этом перечисление не делает любое вознаграждение производственной премией. Для конкретного начисления нужно объяснить, какой показатель труда стал основанием поощрения и почему выплата относится к соответствующей категории расходов.

Отдельное значение имеют основания, на которых предусмотрено вознаграждение. Общее правило ст. 255 НК РФ ч.2 говорит о начислениях, предусмотренных законодательством, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами. При учёте договорной премии нужно обратиться к условиям соответствующего договора. Трудовой договор закрепляет условия отношений с работником; коллективный договор также может предусматривать выплаты. Союз «и (или)» в норме позволяет учитывать оба названных договорных основания, не сводя их только к одному виду договора.

Сопоставлять нужно содержание договорного условия и содержание самого начисления. Если договор предусматривает премию за производственные результаты, стоит установить, за какие результаты она начислена в рассматриваемом случае. Если основанием названы высокие достижения в труде, объяснение должно относиться к этим достижениям. Так можно связать общую формулировку договора с конкретным вознаграждением. Само наличие в договоре слова «премия» ещё не раскрывает, соответствует ли ему выплата, которую работодатель намерен отнести к расходам на оплату труда.

Разовое поощрение можно учитывать в расходах на оплату труда, если оно соответствует этой категории и предусмотрено законодательством или договором. В общем правиле ст. 255 НК РФ ч.2 прямо упомянуты единовременные поощрительные начисления. Учитывать выплату можно и тогда, когда работодатель начислил её однократно. Для отнесения разового перечисления работнику к расходам на оплату труда проверьте, за что оно начислено и чем предусмотрено. Сохраняется вопрос о характере поощрения и его основании в законодательстве или договорных условиях.

Статья допускает начисления в денежной и натуральной формах. Натуральная форма означает предоставление работнику вознаграждения не деньгами. При любом способе предоставления проверьте основание премии в законодательстве или договоре. Для денежного и для натурального поощрения нужно сначала определить, какое начисление производится и чем оно предусмотрено. Указание на форму выплаты отвечает на вопрос, что получает сотрудник, но не объясняет, почему вознаграждение следует включать в расходы на оплату труда.

Помимо прямо перечисленных начислений, пункт 25 ст. 255 НК РФ ч.2 предусматривает другие виды расходов в пользу работника, закреплённые трудовым и (или) коллективным договором. Это основание следует отличать от прямого указания на производственную премию в пункте 2. Если выплата не описывается как поощрение за производственные результаты, нужно установить её собственное содержание и соответствующее договорное условие. Нельзя подменять такое объяснение ссылкой на то, что получателем в любом случае является работник.

Например, при начислении вознаграждения за производственный результат сначала сопоставляют этот результат с условием о премировании, затем соотносят выплату с пунктом 2. При единовременном поощрении сначала выясняют причину начисления и предусмотренное для него основание. Это разные вопросы внутри одной оценки: вид вознаграждения объясняет, к какой категории оно относится, а договорное или законодательное основание объясняет, чем оно предусмотрено. Оба вопроса имеют значение для применения общего правила статьи.

Итак, ответ на вопрос, как учитывается премия, строится вокруг связи между работой, основанием начисления и условиями вознаграждения. Для производственных премий закон прямо называет расходы на оплату труда; для иных выплат нужно соотнести их содержание с остальными положениями ст. 255 НК РФ ч.2. Бухгалтерскую проводку и конкретную дату признания премии нужно уточнить отдельно у бухгалтера. Передайте ему документы о начислении и условия вознаграждения, чтобы он определил проводку и дату отражения с учётом применяемого порядка учёта.