Как учесть НДФЛ

Чтобы учесть НДФЛ, налоговому агенту нужно организовать учёт по правилам ст. 230 НК РФ. Налоговый агент здесь — лицо, от которого физические лица получают доходы и которое исчисляет и удерживает налог. Пункт 1 этой статьи связывает учёт налога с учётом самих доходов и предоставленных вычетов. Поэтому запись только общей суммы удержанного НДФЛ не заменяет предусмотренный законом регистр. По его сведениям должно быть понятно, кому выплачен доход, как он отражён и какие суммы налога исчислены и удержаны.

Регистр налогового учёта — это форма, в которой налоговый агент собирает сведения о доходах, вычетах и налоге. Готовую единую форму п. 1 ст. 230 НК РФ не устанавливает: её разрабатывает сам агент. Он же определяет порядок отражения аналитических данных, то есть подробных сведений учёта, и данных первичных учётных документов. Самостоятельный выбор формы означает возможность выстроить удобный учёт, но обязательные сведения из статьи должны в нём сохраниться. Оценивать регистр нужно прежде всего по его содержанию.

Начните с сведений о получателе дохода. Регистр должен позволять идентифицировать налогоплательщика, то есть определить, к какому физическому лицу относятся записи. Кроме того, п. 1 ст. 230 НК РФ прямо называет статус налогоплательщика. Эти сведения нужны в самом учёте, а не только при подготовке итогового документа. Если записи содержат суммы без возможности установить получателя, требование к содержанию регистра не выполнено. При разработке формы предусмотрите место для сведений о человеке и его статусе, чтобы они были связаны с соответствующими доходами и налогом.

Отдельная часть регистра касается выплаченного дохода. В ней отражаются его вид, сумма и дата выплаты. Статья также требует учитывать виды предоставленных налоговых вычетов, расходы и суммы, уменьшающие налоговую базу. Для обозначения соответствующих сведений используются коды, утверждаемые уполномоченным органом в области налогов и сборов. Налоговая база — величина, с которой рассчитывается налог; сведения о её уменьшении должны быть отражены в предусмотренном статьёй составе. Самостоятельно разработанная форма регистра не освобождает от использования установленных кодов. Одного свободного описания выплаты вместо обязательных сведений недостаточно.

Исчисленный и удержанный налог в п. 1 ст. 230 НК РФ названы отдельно. Исчисленный налог — рассчитанная сумма, удержанный — сумма, удержанная налоговым агентом из дохода физического лица. Учёт должен отражать оба показателя. Кроме того, статья прямо требует указывать даты удержания. Поэтому дату выплаты дохода и дату удержания следует предусмотреть как самостоятельные сведения: каждая из них названа в законе. Если форма содержит только итог налога, но не позволяет отразить требуемые даты, её содержание нужно дополнить. Связь записей о доходе и налоге должна позволять читать их применительно к конкретному получателю.

Учёт связан с отчётностью, однако регистр и представляемый расчёт выполняют разные задачи. По п. 2 ст. 230 НК РФ налоговый агент представляет расчёт сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных им. За первый квартал, полугодие и девять месяцев срок установлен не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. За год расчёт представляется не позднее 25 февраля следующего года. Сведения о доходах и налоге по каждому физическому лицу за истекший налоговый период представляются в составе расчёта. Поэтому при подготовке отчётности нужны как общие показатели, так и сведения по отдельным получателям доходов.

Порядок представления отчётности тоже указан в п. 2 ст. 230 НК РФ. По общему правилу сведения и расчёт направляются в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Если доходы в налоговом периоде получили до 10 человек, агент может представить их на бумаге. Для российских организаций с обособленными подразделениями статья содержит правила выбора места представления сведений о работниках подразделений и получателях доходов по гражданско-правовым договорам. Эти правила относятся к направлению отчётности. Обязанность вести регистры с предусмотренным законом содержанием при этом сохраняется.

Сведения учёта используются и при выдаче справок физическим лицам. По п. 3 ст. 230 НК РФ налоговый агент выдаёт по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах налога по утверждённой форме. Для такой справки нужны показатели конкретного человека. Поэтому при организации учёта стоит сразу обеспечить возможность соотнести доходы и удержания с получателем. Практическая последовательность проста: разработать форму и порядок заполнения, отразить обязательные сведения из первичных документов, затем использовать учёт при подготовке расчёта и справок. Правовое основание этой последовательности — обязанности, перечисленные в ст. 230 НК РФ.