Как составить письмо-претензию

Чтобы составить письмо-претензию, начните с результата, которого хотите добиться от другой стороны. Сформулируйте требование так, чтобы адресат мог понять, какое действие вы от него ожидаете. Затем объясните причину обращения: какие отношения вас связывают, что произошло и в чём состоит нарушение. Такая последовательность помогает выразить содержание обращения в письменном документе; ориентир для письменной формы — ст. 160 ГК РФ.

Излагайте события по порядку и отделяйте факты от своей оценки. Если ссылаетесь на договор или переписку, обозначьте конкретный документ и относящееся к спору условие. Вместо общей фразы о недовольстве объясните, какое обязательство, по вашему мнению, осталось неисполненным. После описания событий вернитесь к требованию: читателю должно быть понятно, как оно связано с изложенными фактами. Это практический способ сделать содержание письма определённым с учётом ст. 160 ГК РФ.

Когда готовите письменную претензию, проверьте, от чьего имени она составлена и кто её подписывает. Для письменной сделки документ подписывает совершающее её лицо либо должным образом уполномоченный представитель. Если ваше требование выражает такую сделку, подпись оформляйте с учётом этого правила. Дополнительные требования к форме могут содержаться в законе, иных правовых актах или соглашении сторон — п. 1 ст. 160 ГК РФ.

При электронном оформлении обращайте внимание на сохранность содержания и возможность установить отправителя. Для соблюдения письменной формы сделки технические средства должны позволять воспроизвести её содержание на материальном носителе без изменений, а способ подписания — достоверно определить лицо, выразившее волю. Стороны могут согласовать специальный способ такого определения. Факсимиле и другие аналоги собственноручной подписи применяют в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон, — п. 1 и 2 ст. 160 ГК РФ.

Продумайте передачу письма ещё до отправки. Для юридически значимого требования имеет значение доставка получателю или его представителю. Поэтому сохраняйте экземпляр отправленного текста и подтверждения его передачи: они помогут связать конкретное требование с фактом доставки. Учитывайте и согласованные условия обмена сообщениями: правила о доставке применяются с оговорками, предусмотренными п. 2 ст. 165.1 ГК РФ.

Если получатель не прочитал претензию, это не всегда лишает её правового действия. Сообщение считается доставленным и тогда, когда оно поступило адресату, но не было вручено либо прочитано по зависящим от него обстоятельствам. Для такого случая существенны именно поступление письма адресату и причина невручения или неознакомления. Сохраняйте подтверждения этих обстоятельств вместе с текстом претензии — п. 1 ст. 165.1 ГК РФ.