Как составить акт инвентаризации

Для акта инвентаризации возьмите принятую в организации форму: её определяет руководитель, а представляет ему должностное лицо, ведущее бухгалтерский учёт. При составлении акта ориентируйтесь на неё: внешний вид документа и расположение граф должны соответствовать выбранной форме. Для организаций бюджетной сферы действует особое правило: формы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством. Это разграничение предусмотрено ч. 4 ст. 9 402-ФЗ.

Прежде чем заполнять результаты, определите, какие активы и обязательства проверяются и на какую дату проводится инвентаризация. Активы — это имущество и другие объекты учёта организации, обязательства — её долги. Случаи, сроки, порядок проверки и перечень объектов определяет организация, кроме случаев обязательной инвентаризации. При подготовке акта используйте сведения о той проверке, которая действительно проводилась, — ч. 1 и 3 ст. 11 402-ФЗ.

Основная задача акта — зафиксировать результат сопоставления. Отразите фактическое наличие проверяемых объектов и соответствующие сведения из регистров бухгалтерского учёта, то есть записей, в которых организация учитывает эти объекты. Покажите обнаруженные различия так, чтобы было понятно, к какому объекту они относятся. Не подменяйте фактические результаты ожидаемыми или заранее записанными значениями: документ оформляет состоявшийся факт хозяйственной жизни. Основания — ч. 2 ст. 11 и ч. 1 ст. 9 402-ФЗ.

Проверьте реквизиты отдельно от результатов подсчёта. Укажите название акта, дату составления и наименование организации. Опишите содержание оформляемого события. Величины запишите в натуральном и (или) денежном выражении, обязательно обозначив единицы измерения. Например, читателю документа должно быть понятно, что именно измерено и в каких единицах приведён результат. Эти требования к содержанию первичного документа закреплены в ч. 2 ст. 9 402-ФЗ.

Затем заполните сведения о лицах, ответственных за оформление события: их должности, подписи, фамилии и инициалы либо другие реквизиты для идентификации. По этим сведениям должно быть понятно, кто оформил результат проверки. Составляйте документ при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания. Ответственное за оформление лицо обеспечивает достоверность сведений и своевременную передачу документа для регистрации в учёте — ч. 2 и 3 ст. 9 402-ФЗ.

Акт можно оформить на бумаге либо электронно с электронной подписью. Если обнаружили ошибку, исправление оформляйте с датой и подписями составителей, указав их фамилии и инициалы или другие идентифицирующие сведения. Возможность исправлений действует с учётом исключений, установленных законом и нормативными актами, — ч. 5 и 7 ст. 9 402-ФЗ. Выявленные расхождения зарегистрируйте в бухгалтерском учёте за тот отчётный период, к которому относится дата инвентаризации, — ч. 4 ст. 11 402-ФЗ.