Как сдать расчёт 6-НДФЛ

Расчёт 6-НДФЛ представляет налоговый агент — лицо, которое исчисляет и удерживает налог с выплачиваемых физическим лицам доходов. Чтобы сдать этот отчёт, сначала нужно определить, в какой налоговый орган его направлять и каким способом. Основание для выбора — п. 2 ст. 230 НК РФ. Он связывает место подачи с учётом налогового агента, а возможность бумажного расчёта — с числом получателей дохода.

Подготовка начинается с налоговых регистров: это записи о доходах, вычетах и налоге по физическим лицам. По п. 1 ст. 230 НК РФ агент самостоятельно разрабатывает их форму. В них отражаются сведения о получателе, видах дохода и вычетах, суммах и датах выплат, статусе получателя и датах удержания. Эти записи позволяют соотнести показатели расчёта с учётом выплат конкретным людям.

Сам расчёт составляется по утверждённой форме и направляется в установленном формате и порядке. Возможность самостоятельно разработать налоговый регистр не означает, что агент вправе произвольно оформить отчёт 6-НДФЛ. Для подачи п. 2 ст. 230 НК РФ предусматривает электронную форму по телекоммуникационным каналам связи. Бумажный носитель допускается при численности получивших доходы в налоговом периоде до 10 человек. Поэтому ориентироваться только на штатное расписание недостаточно: норма говорит о получателях дохода.

Срок нужно определять по периоду расчёта. За первый квартал, полугодие и девять месяцев его представляют не позднее 25-го числа месяца после соответствующего периода. Для отчётности за завершившийся год крайняя дата подачи — 25 февраля следующего года. Сведения о доходах и налоге по каждому физическому лицу за истекший год представляются в составе расчёта согласно п. 2 ст. 230 НК РФ.

Для российской организации с обособленными подразделениями предусмотрена привязка к месту их учёта. Расчёт по работникам подразделения направляют туда. Если физическое лицо получило доход по гражданско-правовому договору, значение имеет подразделение, заключившее договор: отчётность подают по месту его учёта. Это правило нужно учитывать ещё при распределении сведений о выплатах.

Когда организация и подразделения находятся в одном муниципальном образовании либо в нём расположены несколько подразделений, п. 2 ст. 230 НК РФ допускает выбор места подачи по предусмотренным им вариантам. О выборе налогового органа требуется уведомить органы по месту учёта каждого подразделения не позднее 1-го числа налогового периода. Выбранный через уведомление вариант сохраняется на весь налоговый период без возможности изменения уведомления.

Для предпринимателя на патентной системе предусмотрено своё место подачи расчёта по наёмным работникам: налоговый орган, где он учтён в связи с такой деятельностью. Поэтому перед отправкой нужно сопоставить выплаты работникам именно с этим учётом, как предписывает п. 2 ст. 230 НК РФ.