Как сдать 6-НДФЛ, если есть обособленное подразделение

Для российской организации с обособленным подразделением п. 2 ст. 230 НК РФ устанавливает специальное правило подачи расчёта. Налоговый агент — организация, которая исчисляет и удерживает налог с выплачиваемых доходов, — отчитывается по работникам подразделения там, где это подразделение состоит на учёте. Поэтому сдавайте 6-НДФЛ по работникам подразделения по месту его учёта, если не выбрали общую инспекцию с соблюдением правил уведомления.

Чтобы определить, как сдавать НДФЛ по обособленным подразделениям, сначала разделите получателей дохода на работников и исполнителей по гражданско-правовым договорам. Для исполнителя, которому платят по такому договору, статья связывает место подачи с подразделением, заключившим договор. Направляйте расчёт по исполнителю в инспекцию по месту учёта подразделения, заключившего договор, независимо от того, откуда перечислены деньги. Сведения об этих выплатах нужно соотнести с соответствующим местом учёта.

Для нескольких подразделений предусмотрена возможность подавать расчёт через выбранную инспекцию. Она действует, когда организация и её подразделения находятся в одном муниципальном образовании либо когда в одном муниципальном образовании расположены подразделения. По п. 2 ст. 230 НК РФ расчёт представляют соответственно по месту учёта выбранного подразделения либо по месту нахождения организации. Это условие о территории нужно установить до выбора места подачи: одного факта принадлежности подразделений одной организации недостаточно.

Выбор сопровождается уведомлением налоговых органов, в которых организация состоит на учёте по месту нахождения каждого подразделения. Его направляют не позднее 1-го числа налогового периода. В течение этого периода уведомление менять нельзя. При изменении количества подразделений в муниципальном образовании или других обстоятельств, влияющих на представление расчёта, статья предусматривает подачу уведомлений. Поэтому прежний выбор инспекции нужно учитывать и при изменении структуры организации.

Если обособленное подразделение закрылось, приведённая ст. 230 НК РФ не даёт специальной инструкции, как сдать 6-НДФЛ после его снятия с учёта. Из неё можно установить правило об уведомлениях при изменении числа подразделений, но нельзя вывести конкретное место подачи после закрытия. Также нельзя автоматически применять положение о правопреемнике: п. 5 этой статьи касается реорганизации самой организации и не описывает простое закрытие подразделения.

Способ сдачи и срок отчётности — отдельные вопросы. По п. 2 ст. 230 НК РФ расчёт направляют в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи; если доход получили до 10 человек, допустима бумага. За первый квартал, полугодие и девять месяцев срок — не позднее 25-го числа следующего месяца, за год — не позднее 25 февраля следующего года. Для подготовки сведений используются регистры налогового учёта, предусмотренные п. 1 ст. 230 НК РФ: в них отражаются доходы, вычеты и удержание налога.