Как работодателю оформить отсутствие сотрудника на время военных сборов

Если сотрудника призвали на военные сборы, оформляйте его отсутствие как освобождение от работы для исполнения воинской обязанности. Сохраните за ним место постоянной работы и выплатите средний заработок. Именно такой порядок предусмотрен п. 2 ст. 6 Закона № 53-ФЗ. Для работодателя это означает, что в кадровом оформлении нужно отразить причину освобождения и гарантии сотруднику на весь период прохождения сборов.

Начните с повестки, которую предъявил работник. Решение о призыве оформляет приказом военный комиссар. При призыве на учебные сборы гражданину вручают повестку не позднее чем за 10 дней до их начала — п. 12 Положения о проведении военных сборов, утв. постановлением Правительства РФ от 29.05.2006 № 333. Этот срок относится к вручению повестки гражданину; работодателю для оформления нужны сведения о причине и датах отсутствия.

В распоряжении об освобождении от работы укажите сотрудника, основание и период отсутствия, сохранение места и выплату среднего заработка. Так кадровая служба и бухгалтерия смогут согласовать учёт времени и оплату. Обязанность освободить работника с сохранением должности при исполнении государственных обязанностей в рабочее время закреплена в ст. 170 ТК РФ, а гарантия выплаты за военные сборы — в ст. 6 Закона № 53-ФЗ.

В учёте рабочего времени отделите дни фактической работы от периода освобождения на сборы. Не записывайте время сборов как часы, в которые сотрудник исполнял свои трудовые обязанности. Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об отсутствии должны согласовываться с документами, на основании которых сотрудника освободили от работы.

Для расчёта среднего заработка подготовьте сведения о начисленной зарплате и фактически отработанном времени за 12 календарных месяцев перед периодом сохранения заработка. Учитывайте виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда работодателя, независимо от источника выплат. Эти правила установлены ст. 139 ТК РФ. Если коллективный договор или локальный акт предусматривает иной расчётный период, его применение допустимо при условии, что положение работника не ухудшается.

После сборов используйте справку военного комиссариата для подтверждения времени пребывания сотрудника в комиссариате и на сборах. Её выдают гражданину не позднее даты убытия из военного комиссариата. Сопоставьте подтверждённый период с оформленным освобождением и сведениями для расчёта выплаты. Значение этой справки для расчёта компенсации закреплено в п. 26 Положения о проведении военных сборов.

Возмещение расходов производится военными комиссариатами с учётом времени, указанного в справке. Для работы с компенсацией соберите подтверждение периода отсутствия и расчёт выплаченного среднего заработка. Выплату сотруднику по месту постоянной работы оформляйте как исполнение гарантии по ст. 6 Закона № 53-ФЗ, а компенсацию расходов работодателя — с опорой на п. 26 Положения о проведении военных сборов.