Как проверить правильность расчёта 6-НДФЛ

Правильность расчёта 6-НДФЛ проверяют через сведения о конкретных получателях дохода. Работодатель выступает налоговым агентом: он рассчитывает налог с выплачиваемых им доходов, удерживает его у получателя и перечисляет в бюджет. Проверять исполнение этой цепочки обязанностей нужно по ст. 226 НК РФ. Поэтому совпадение общей суммы отчёта с суммой выплат само по себе ещё не подтверждает правильность налога. Нужно проследить, из каких доходов и удержаний сложился итог.

Отправная точка — регистры налогового учёта, то есть записи о доходах людей, вычетах и налоге. Их ведение предусмотрено п. 1 ст. 230 НК РФ. Форму регистра налоговый агент разрабатывает самостоятельно. При сверке нужно смотреть на содержание записей: позволяют ли они установить получателя, вид дохода, его сумму, дату выплаты и дату удержания. Удобная форма учёта не заменяет отсутствующие сведения, необходимые для сопоставления с отчётом.

Сначала сопоставьте регистр с первичными учётными документами, на основании которых сделаны записи. Для каждого человека проверьте, что сумма и вид дохода перенесены без пропусков и повторного включения одной выплаты. По п. 1 ст. 230 НК РФ учёт должен отражать также статус налогоплательщика и предоставленные вычеты. Ошибка в исходной записи может перейти в общий расчёт, даже когда сложение итоговых сумм выполнено верно.

Вычеты уменьшают налоговую базу — сумму, с которой рассчитывается налог. Сверяя их отражение, сопоставьте сведения о получателе и виде вычета с записью в регистре. Статья 230 НК РФ требует учитывать и другие расходы и суммы, уменьшающие базу, с предусмотренными кодами. Поэтому полезно отдельно проследить путь от дохода к базе: какие уменьшения учтены и как они повлияли на исчисленную сумму. Одной сверки доходов для этого недостаточно.

Далее проверьте сам способ исчисления по п. 3 ст. 226 НК РФ. Для предусмотренных этим пунктом доходов налог рассчитывается нарастающим итогом: доходы учитываются с начала налогового периода, а ранее удержанный в текущем периоде налог засчитывается. Сопоставление только с выплатами последнего месяца может скрыть ошибку в накопленных сведениях. Проследите, не потеряны ли предыдущие записи и не учтено ли одно удержание повторно при расчёте итоговой суммы.

Не все доходы объединяются при исчислении одинаково. Пункт 3 ст. 226 НК РФ предусматривает отдельный расчёт по каждой сумме дохода, если к ней применяются иные налоговые ставки. Если у получателя есть доходы с разным порядком исчисления, проверьте их разделение в учёте. Кроме того, этот пункт исключает из расчёта доходы от других налоговых агентов и удержанные ими суммы. Выплаты другого работодателя не должны подменять сведения проверяемого агента.

После исчисления переходите к удержанию. Это разные действия: сначала определяется сумма налога, затем она удерживается из дохода человека. По п. 4 ст. 226 НК РФ удержание связано с фактической выплатой. Сверьте его дату с документами о выплате, а сумму — с записью по тому же получателю. Если показатели исчисленного и удержанного налога различаются, установите, какие выплаты и даты объясняют разницу, прежде чем считать её арифметической ошибкой.

Особое внимание нужно доходам в натуральной форме и материальной выгоде. Для них п. 4 ст. 226 НК РФ предусматривает удержание за счёт выплачиваемых налоговым агентом денежных доходов с ограничением в 50 процентов такой выплаты и с установленными в пункте исключениями. При проверке соответствующих записей нельзя исходить только из величины начисленного налога: нужно сопоставить её с денежной выплатой, за счёт которой произведено удержание.

Сверив сведения по людям, проверьте состав самого отчёта. Пункт 2 ст. 230 НК РФ предусматривает расчёт за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Сопоставляйте показатели с учётом за соответствующий период, сохраняя предусмотренный ст. 226 НК РФ порядок исчисления. Для годового расчёта проверьте также сведения о доходах и налоге по каждому физическому лицу: по ст. 230 НК РФ они представляются в составе расчёта.

Если выплаты относятся к обособленным подразделениям, проверьте распределение сведений между расчётами с учётом п. 2 ст. 230 НК РФ. Этот пункт отдельно регулирует работников подразделений и получателей доходов по заключённым подразделениями гражданско-правовым договорам, а также предусматривает выбор места представления в установленных случаях. Итог сверки должен показывать источник каждого расхождения: конкретного получателя, выплату, вычет, дату либо распределение сведений. Тогда исправление исходной записи можно сопоставить с изменением отчётного показателя.