Как правильно заполнить акт обследования

Чтобы правильно заполнить акт обследования, сначала определите, проходит ли обследование как контрольное мероприятие. Для государственного и муниципального контроля действуют правила ст. 87 О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации. По ним документ оформляет результаты мероприятия: оценку соблюдения обязательных требований и результаты работы по предупреждению или прекращению нарушений, восстановлению нарушенного положения. Содержание акта должно соответствовать тому, что установлено при обследовании.

Если проверка проходила с участием контролируемого лица, акт составляется по её окончании. Это правило действует и тогда, когда нарушения не выявлены. При обследовании без взаимодействия с проверяемым основанием для составления акта служит выявленное нарушение либо иной случай, предусмотренный положением о виде контроля. Перед заполнением нужно учитывать эту разницу, поскольку от характера мероприятия зависит обязанность оформить его результаты актом — ч. 2 ст. 87.

При описании нарушения укажите, какое обязательное требование не соблюдено. Затем назовите нормативный правовой акт, которым оно установлено, и его структурную единицу: например, соответствующий пункт или часть. Формулировку о нарушении нужно связать с конкретным требованием. Общая запись о несоблюдении законодательства не раскрывает, в чём заключается выявленное нарушение, тогда как ч. 2 ст. 87 требует указать именно нарушенное требование и его правовое основание.

Если нарушение исправили до окончания мероприятия, проходившего с участием проверяемого, внесите в акт факт устранения. Так документ отразит и выявленное несоответствие, и результат его исправления к завершению контроля. Для человека, чьи действия проверяли, это существенная часть описания результатов: запись должна учитывать устранение, состоявшееся в ходе мероприятия, — ч. 2 ст. 87.

К акту приобщаются документы и другие материалы, подтверждающие нарушение. Заполненные во время мероприятия проверочные листы также должны стать приложениями. При подготовке акта сопоставьте описание нарушений с подтверждающими материалами, чтобы приложения относились к отражённым в нём обстоятельствам. Обязанность приобщить доказательства и заполненные листы закреплена в ч. 2 ст. 87.

По общему правилу акт оформляют на месте в день окончания мероприятия. Если оформить его там невозможно по причинам, установленным законом, предельный срок — следующий день после окончания. Эти правила применяются с учётом иного порядка, установленного законом или Правительством Российской Федерации. Поэтому дату оформления соотносят с завершением обследования и применимым порядком — ч. 3 ст. 87.

Отдельное внимание уделите сведениям, которые составляют государственную, коммерческую, служебную или другую охраняемую законом тайну: результаты с такими сведениями оформляют с соблюдением требований законодательства. Если мероприятие согласовывали органы прокуратуры, после оформления акт непосредственно направляется им через единый реестр контрольных мероприятий. Эти особенности оформления и направления предусмотрены ч. 4 и 5 ст. 87.