Как правильно оформить накладную

Накладная для бухгалтерского учёта — первичный учётный документ: она фиксирует факт хозяйственной жизни, то есть совершённую операцию. По ч. 1 ст. 9 402-ФЗ документ должен отражать то, что действительно произошло. Нельзя принимать к учёту накладную на операцию, которой не было. Поэтому сначала установите содержание передачи, а затем перенесите сведения в документ. Заполняйте бланк по данным фактически совершённой операции.

Если вы решаете, как написать накладную, начните с формы, определённой руководителем по представлению лица, ведущего бухгалтерский учёт. Такой порядок закреплён в ч. 4 ст. 9 402-ФЗ. Для организаций бюджетной сферы эта часть предусматривает установление форм в соответствии с бюджетным законодательством. Одного названия бланка недостаточно: при заполнении проверьте весь состав обязательных реквизитов.

Часть 2 ст. 9 402-ФЗ требует указать наименование документа, дату составления и наименование составившего его экономического субъекта. Далее опишите содержание операции: из записи должно быть понятно, какой факт оформлен. Укажите величину натурального и (или) денежного измерения вместе с единицами. Нельзя ограничиться числом без пояснения, в каких единицах оно приведено.

Отдельно заполните сведения об ответственных лицах. Нужны наименования их должностей и подписи с фамилиями и инициалами либо другими реквизитами, позволяющими установить подписантов. Часть 2 ст. 9 402-ФЗ связывает эти сведения с лицами, совершившими операцию и отвечающими за оформление, либо с лицами, ответственными за оформление свершившегося события. Проверьте, что подпись можно соотнести с конкретным человеком.

Когда нужно правильно оформить транспортную накладную для бухгалтерского учёта, к ней как к первичному документу применяются перечисленные требования ст. 9 402-ФЗ. При этом обязательные бухгалтерские реквизиты не следует считать исчерпывающим описанием оформления перевозки. Эта статья регулирует первичные учётные документы; по ней можно проверить отражение операции, сведения о составителе, измерение и подписи.

Составляйте накладную при совершении операции. Если это невозможно, ч. 3 ст. 9 402-ФЗ допускает оформление непосредственно после её окончания. Ответственный за оформление обеспечивает достоверность сведений и своевременную передачу документа для регистрации в бухгалтерском учёте. Передача накладной бухгалтеру не снимает с составителя эту обязанность.

Бумажный и электронный варианты предусмотрены ч. 5 ст. 9 402-ФЗ; электронный документ подписывается электронной подписью. При исправлении ошибки учитывайте ч. 7 той же статьи: исправления допускаются, если нет установленного запрета. Укажите дату исправления и получите подписи составивших документ лиц с реквизитами, позволяющими их идентифицировать. Простая замена ошибочного значения без оформления исправления не выполняет эти требования.