Как покупателю учитывать выданные авансы

Если покупатель перечисляет аванс за будущую покупку, начинать нужно с назначения платежа. Деньги переданы в счёт оплаты ценностей, работ или услуг, но относить эту сумму к расходам организации при выдаче аванса нельзя. Для такого платежа действует прямое исключение из расходов. Оно закреплено в п. 3 ПБУ 10/99 и относится именно к выбытию активов в виде авансов в счёт оплаты.

Практический вопрос обычно возникает из-за того, что деньги уже ушли. Покупатель видит уменьшение денежных средств и хочет отразить соответствующий расход. Однако для бухгалтерского учёта эти события нужно различать: оплатить будущую покупку и признать расход — разные действия. Пункт 3 ПБУ 10/99 относит выдачу аванса к платежам, которые расходами не признаются. При решении вопроса о расходе ориентируйтесь на назначение выданной суммы, а не только на факт перечисления.

Правило распространяется на материально-производственные запасы. Если покупатель заранее оплачивает такие запасы, выданную сумму не следует включать в расходы как стоимость уже оплаченной покупки. Для предварительной оплаты запасов в п. 3 ПБУ 10/99 предусмотрено отдельное указание. Та же норма охватывает авансы в счёт их оплаты. Для ответа на вопрос о расходах оба названия платежа приводят к одинаковому результату: перечисленная заранее сумма расходом не становится.

Другие ценности также охвачены этим исключением. Покупателю не нужно ограничивать правило только платежами за запасы: формулировка п. 3 ПБУ 10/99 шире. Когда аванс выдан в счёт оплаты иных ценностей, его тоже нельзя отражать в составе расходов при выдаче. Вид приобретаемой ценности здесь помогает определить предмет платежа, но не отменяет установленного для аванса исключения.

За работы и услуги покупатели также могут платить заранее. Такая предварительная оплата не признаётся расходом организации по п. 3 ПБУ 10/99. Например, при обсуждении учёта аванса за услуги сначала определите, что перечисленная сумма относится именно к будущей оплате услуг. Если это так, применяйте правило об авансе. Переносить сумму в расходы только потому, что предметом покупки являются услуги, а не ценности, нельзя.

Слово «аванс» не является единственным ориентиром. В п. 3 ПБУ 10/99 отдельно названа предварительная оплата ценностей, работ и услуг. Поэтому при ответе на вопрос, как покупателю отражать авансы, нужно учитывать и платежи с таким назначением. Если покупка оплачена предварительно, правило об исключении из расходов действует и при использовании выражения «предварительная оплата». Различие в названии не меняет ответа о признании расхода для этих двух прямо перечисленных случаев.

С задатком нужно смотреть на его назначение: речь идёт о задатке в счёт оплаты запасов, иных ценностей, работ или услуг. Такой платёж также включён в исключения п. 3 ПБУ 10/99. Покупатель не должен признавать его расходом при выдаче. При объяснении учёта полезно сохранять полное описание платежа: задаток именно в счёт оплаты покупки. Так ответ остаётся связанным с тем случаем, который охватывает правило.

Если нужно объяснить учёт выданной суммы, разделите описание на два вопроса. Первый — за что и в каком качестве перечислены деньги. Второй — признаётся ли это перечисление расходом. Для аванса за ценности, работы или услуги ответ на второй вопрос отрицательный. Такая последовательность позволяет не смешивать сведения об оплате с выводом о расходах и прямо применить п. 3 ПБУ 10/99 к назначению платежа покупателя.

При проверке отражения аванса выясните, не включена ли выданная сумма в расходы именно как предварительный платёж. Если её отнесли к расходам по причине перечисления денег за будущие ценности, работы или услуги, такой подход противоречит п. 3 ПБУ 10/99. Объяснение ошибки должно быть конкретным: исключение связано с авансовым характером оплаты. Вопрос о признании расходов по приобретению нужно отделять от вопроса о выдаче аванса за это приобретение.

Термин «оплата» здесь тоже не равнозначен расходу. Пункт 3 ПБУ 10/99 называет выбытием активов несколько видов платежей и для целей Положения именует такое выбытие оплатой. Поэтому описание суммы как оплаченной не решает вопрос о её включении в расходы. Для покупателя, выдавшего аванс, определяющим остаётся специальное правило: авансы в счёт оплаты перечисленных ценностей, работ и услуг исключаются из расходов организации.