Как подписать электронный договор

Чтобы подписать договор в электронном виде, сначала определите, в какой форме его должны заключить стороны. Можно составить общий электронный документ и подписать его с обеих сторон. Другой вариант — заключить договор обменом электронными документами или иными данными. Если закон или ваше соглашение требуют единого документа с подписями сторон, выбирайте именно этот вариант: обмен отдельными сообщениями для него не подходит. Эти способы разграничены в п. 2 и 4 ст. 434 ГК РФ.

Затем проверьте, как выбранный способ связывает согласие с конкретным человеком. Для письменной формы нужно, чтобы содержание сделки можно было воспроизвести на материальном носителе без изменений, а лицо, выразившее волю, — достоверно определить. При выборе способа подписания задайте два практических вопроса: какой текст подтверждает участник и как определяется, что согласился именно он? Оба условия предусмотрены п. 1 ст. 160 ГК РФ и относятся также к обмену электронными данными.

Можно ли подписать договор электронной подписью вместо собственноручной? Да: квалифицированная электронная подпись позволяет придать электронному документу значение бумажного документа с личной подписью. Исключение касается документов, которые по федеральным законам или принятым в соответствии с ними нормативным правовым актам должны составляться исключительно на бумаге. Перед выбором электронного формата соотнесите его с требованиями к вашему виду договора — ч. 1 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

Если вы собираетесь подписать договор ЭЦП, уточните вид используемой электронной подписи. Для простой и неквалифицированной подписи признание документа равнозначным бумажному связано с нормативными актами или соглашением участников электронного взаимодействия. Когда основанием служит соглашение, согласуйте применение выбранной подписи с другой стороной. Для неквалифицированной подписи в таком регулировании должен быть предусмотрен порядок её проверки. Это помогает заранее определить, как участники будут подтверждать подписание полученного договора — ч. 2 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

Для простой электронной подписи договоритесь о правилах определения подписавшего лица и обязанности сохранять в тайне ключ подписи. Такие условия должны быть предусмотрены нормативными актами или соглашением, на основании которых электронные документы приравниваются к бумажным. Участник, создающий или использующий ключ, обязан соблюдать его конфиденциальность. Закрепите эти правила до использования согласованного способа: они относятся к условиям признания простой подписи, а не только к удобству обмена документами — ч. 2 ст. 9 63-ФЗ (электронная подпись).

Как подписывается электронный договор простой подписью в информационной системе? Ключ применяют по правилам оператора системы, через которую создаётся или отправляется документ. В созданном либо отправленном документе должна содержаться информация о лице, от имени которого он оформлен или направлен. Другой предусмотренный вариант — простая подпись содержится непосредственно в электронном документе. При согласовании порядка обмена определите, какое из этих условий выполняется в вашем случае, — ч. 1 ст. 9 63-ФЗ (электронная подпись).

При электронном документообороте согласуйте не только вид подписи, но и способ заключения договора: подписание общего документа или обмен документами. Если стороны договорились об определённой форме, договор считается заключённым после придания ему этой формы. Это действует и тогда, когда закон разрешает для такого договора более свободный вариант. Например, договорённость о едином подписанном документе нужно учитывать при организации обмена — п. 1 и 4 ст. 434 ГК РФ.

Если от имени стороны подписывает представитель, проверьте его полномочия на совершение сделки. Письменный документ подписывают сами участники либо лица, которых они должным образом уполномочили. При электронном подписании сохраняется задача определить того, кто выразил волю, а полномочия представителя относятся к его праву действовать за сторону. Учитывайте оба вопроса при подготовке договора и выборе подписанта — п. 1 ст. 160 ГК РФ.

Если вместе с договором подписывается пакет связанных электронных документов, каждый документ в нём считается подписанным тем видом электронной подписи, которым подписан пакет. Отдельное правило действует для включённых в пакет документов, созданных и подписанных другими лицами: за ними сохраняется первоначальный подписант и вид его подписи. При подготовке пакета различайте документы, которые подписываете вы, и уже подписанные документы других участников — ч. 4 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

Для договора, требующего заверения печатью, также имеет значение вид подписи. Электронный документ с усиленной подписью, признанный равнозначным бумажному с собственноручной подписью, приравнивается к бумажному документу с подписью и печатью. При этом нормативные акты или соглашение участников могут предусматривать дополнительные требования к электронному документу. Учитывайте их вместе с условиями подписания, когда согласуете окончательный вариант договора, — ч. 3 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).