Как подать уведомление по НДФЛ

Если организация или индивидуальный предприниматель исчисляет и удерживает налог на доходы физических лиц, она или он действует как налоговый агент. Уведомление по НДФЛ такой агент адресует налоговому органу по месту учёта. Оно сообщает об исчисленных суммах, когда налог нужно перечислить до представления соответствующей декларации или расчёта либо когда обязанность представлять их не установлена. Для выбора порядка подачи исходите именно из своей обязанности сообщить об удержанном налоге — п. 9 ст. 58 НК РФ ч.1.

Сначала определите, каким способом отправите документ. Электронное уведомление можно направить через личный кабинет налогоплательщика. Другой предусмотренный вариант — телекоммуникационные каналы связи с усиленной квалифицированной электронной подписью. Это электронная подпись, которую закон требует для такого способа отправки. Выберите доступный вам канал заранее, чтобы к окончанию срока оставалось только направить подготовленные сведения. Адресатом при обоих вариантах остаётся налоговый орган по месту учёта, а форма и формат уведомления должны быть утверждёнными — п. 9 ст. 58 НК РФ ч.1.

Для индивидуального предпринимателя предусмотрен и специальный вариант подписи: через личный кабинет он может направить уведомление по установленному электронному формату с усиленной неквалифицированной электронной подписью. Такая подпись должна быть сформирована в установленном порядке. Бумажная подача также допускается, но для определённой категории налогоплательщиков, имеющих право на этот способ. Перед выбором бумаги соотнесите свой статус с условием о круге таких налогоплательщиков; общее электронное направление и разрешённая бумажная подача разграничены в п. 9 ст. 58 НК РФ ч.1.

Затем разделите НДФЛ по периодам, за которые он исчислен и удержан. Суммы с 1-го по 22-е число текущего месяца включают в уведомление, которое представляют не позднее 25-го числа этого месяца. При подготовке сведений ориентируйтесь на обе характеристики суммы: налог должен быть исчислен и удержан за соответствующий период. Не объединяйте его с удержаниями оставшейся части месяца только потому, что они относятся к тому же календарному месяцу. Периоды удержания для уведомлений разграничены в п. 9 ст. 58 НК РФ ч.1.

Для удержаний с 23-го числа по последнее число месяца действует другой срок: уведомление нужно представить не позднее 3-го числа следующего месяца. Декабрь заканчивается по особому правилу. По налогу, исчисленному и удержанному с 23 декабря по 31 декабря, направьте уведомление не позднее последнего рабочего дня календарного года. Ожидать январского срока по этому декабрьскому периоду не следует: п. 9 ст. 58 НК РФ ч.1 прямо выделяет его из обычного порядка.

Когда установленная дата подачи приходится на выходной, нерабочий праздничный или иной признаваемый законом нерабочий день, окончанием срока будет ближайший следующий рабочий день. Проверяйте это для своего месяца, а не переносите дату по аналогии с предыдущим. Действие можно выполнить до 24 часов последнего дня срока. Для документов, сданных в организацию связи до этого времени, срок также считается соблюдённым. Эти правила определения последнего дня и времени совершения действия закреплены в п. 7 и 8 ст. 6.1 НК РФ ч.1.

Можно заранее указать исчисленные и подлежащие удержанию суммы НДФЛ за текущий и каждый предстоящий последовательный месяц текущего налогового периода. При этом сведения всё равно разделяются: отдельно за период с 1-го по 22-е число и отдельно с 23-го по последнее число каждого месяца. Такой вариант предусмотрен для организаций и предпринимателей, исполняющих обязанности налогового агента. Планирование будущих удержаний не отменяет деления внутри месяца, установленного п. 9 ст. 58 НК РФ ч.1.

Если воспользовались предварительным уведомлением, сопоставляйте ранее заявленные суммы с фактическими. При превышении фактически исчисленного, удержанного и подлежащего перечислению налога за соответствующий истекший период над заявленной суммой действует исключение из права не подавать очередные уведомления. Решение о дальнейшей подаче принимайте с учётом этого превышения, а не только факта предварительного сообщения. Право не представлять уведомления в охваченной предварительными сведениями части и исключение из него описаны в п. 9 ст. 58 НК РФ ч.1.

После отправки следите за сообщениями налогового органа. При нарушении контрольных соотношений, то есть установленных правил сопоставления показателей, уведомление признаётся непредставленным полностью или в части. Электронное сообщение об этом направляют не позднее следующего дня после получения уведомления. Если оно было бумажным, а доступа к личному кабинету нет или он прекращён, сообщение направляют заказным письмом не позднее 10 дней после получения. Изучите, какие показатели затронуты, и устраните нарушение заполнения. Порядок признания уведомления непредставленным и сообщения об этом установлен п. 9 ст. 58 НК РФ ч.1. Перечисление самого налога остаётся отдельной обязанностью по п. 2 той же статьи.