Как писать объяснение

Чтобы правильно написать объяснение, сначала определите, в какой ситуации его запрашивают. За одинаковым названием могут стоять разные документы: ответ работника работодателю, сведения по делу об административном правонарушении, письменные свидетельства для инспектора или объяснения участника административного дела в суде. Правила одного случая нельзя автоматически переносить на другой. В частности, возможность устного ответа по делу не означает, что работодатель обязан принять устное объяснение вместо письменного. Начинайте подготовку с повода запроса: о каком событии нужно сообщить и кому предназначен ваш ответ.

При решении вопроса о дисциплинарном взыскании действует ст. 193 ТК РФ. Дисциплинарное взыскание — мера, которую работодатель применяет за дисциплинарный проступок. До ее применения работодатель должен затребовать письменное объяснение работника. Содержание ответа нужно связать с тем событием, по поводу которого обращается работодатель. Изложите, что произошло с вашей точки зрения, какие действия вы совершили и чем можете объяснить их причины. При описании события отделяйте само действие от предположений о его последствиях: это помогает передать вашу позицию без двусмысленности.

По ст. 193 ТК РФ, если по истечении двух рабочих дней работник не предоставил объяснение, составляется соответствующий акт. Такой акт фиксирует непредоставление объяснения. Молчание не останавливает применение дисциплинарного взыскания: закон прямо допускает его и без ответа работника. Вместе с тем само предоставление объяснения не означает, что взыскание обязательно последует или обязательно будет исключено. Объяснение позволяет изложить обстоятельства со стороны работника. Если взыскание применено, эта же статья предусматривает возможность его обжалования в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

В деле об административном правонарушении ориентиром служит ст. 26.3 КоАП РФ. Она различает объяснения лица, в отношении которого ведется производство, и показания потерпевшего или свидетелей. Общий признак этих сведений — связь с делом; сообщать их можно устно либо письменно. При подготовке текста полезно держаться конкретного события: что вам известно, что вы видели и какие обстоятельства можете описать. Не подменяйте собственные сведения догадками о том, что происходило без вашего участия. Если какого-либо обстоятельства вы не знаете, не описывайте его как установленный вами факт.

Способ оформления здесь также имеет значение. По ст. 26.3 КоАП РФ объяснения и показания отражаются в соответствующем протоколе, а при необходимости записываются и приобщаются к делу. Приобщение означает включение записи в материалы дела. Вопрос, как составить письменное объяснение, связан не только с выбором слов, но и с тем, как сведения будут отражены в материалах. Вы можете сообщить сведения устно: их отразят в протоколе, а при необходимости запишут и приобщат к делу. Эти правила относятся к производству по делу об административном правонарушении.

Для государственного или муниципального контроля предусмотрена ст. 79 248-ФЗ. В ней получение письменных объяснений описано как действие инспектора: он запрашивает свидетельства, значимые для оценки соблюдения обязательных требований. Сведения могут поступать от контролируемого лица, его представителя либо свидетелей, которые ими располагают. Контролируемое лицо — тот, чье соблюдение требований оценивают при контроле. Для такого объяснения закон прямо устанавливает свободную форму письменного документа. Это позволяет изложить обстоятельства связным текстом; содержание при этом должно отвечать предмету запроса инспектора.

Инспектор вправе собственноручно составить объяснение со слов перечисленных в ст. 79 248-ФЗ лиц. Если текст подготовлен таким способом, ознакомьтесь с записью и при необходимости дополните ее. Затем сделайте отметку, что инспектор записал ваши слова верно, подпишите документ и укажите дату и место его составления. Здесь подпись связана с проверкой записи: прежде чем подтверждать ее точность, сопоставьте каждую существенную фразу с тем, что вы действительно сообщали. Исправление неточности и дополнение пропущенного обстоятельства помогают сохранить смысл ваших слов.

В административном судопроизводстве применяется ст. 68 КАС РФ. Участники дела сообщают суду известные им обстоятельства, значимые для его правильного рассмотрения и разрешения. Объяснения допускаются как в устной, так и в письменной форме; суд также может предложить изложить их письменно. Письменный текст приобщается к материалам административного дела. Объяснения проверяются и оцениваются наряду с другими доказательствами. Не стоит строить текст на утверждении, что изложенная вами версия сама по себе окончательно подтверждает спорное обстоятельство: закон предусматривает оценку сведений вместе с остальными доказательствами.

Практически составить понятный текст помогает последовательное изложение: повод объяснения, известные вам события и пояснения к спорным обстоятельствам. Это прием организации текста, а не единый обязательный бланк для всех случаев. Перед завершением прочитайте документ целиком: понятно ли, о каком событии идет речь, не смешаны ли личные наблюдения и предположения, нет ли внутренних противоречий. Правильно писать объяснение — значит точно передать свою осведомленность и соблюсти правила той процедуры, в которой сведения запрашиваются. Название документа само по себе этих правил не определяет.