Как отразить излишне удержанный НДФЛ в расчёте 6-НДФЛ

Если при заполнении 6-НДФЛ обнаружен излишне удержанный налог, для этой суммы предназначена строка 180 раздела 2. Здесь отражают общий итог по налоговому агенту, то есть по тому, кто удерживает налог у получателей дохода. Показатель собирают с начала налогового периода, а не только за последний квартал. Именно такой способ заполнения установлен подп. 19 п. 28 порядка заполнения формы 6-НДФЛ.

В строку 180 попадает и особый случай: переплата, которая возникла при изменении налогового статуса физического лица в течение налогового периода. Для неё используется та же строка, что и для излишнего удержания. Если такая переплата есть, её учитывают при определении общего показателя строки 180 — подп. 19 п. 28 порядка. Причину переплаты и способ отражения суммы здесь нужно различать: причины могут отличаться, но строка для этих случаев общая.

Не путайте излишне удержанный налог с налогом, который вообще не удалось удержать. Для неудержанного НДФЛ отведена строка 170, также с итогом от начала налогового периода. А общую удержанную сумму показывают в строке 160. Это разные показатели расчёта: сначала определите, что произошло с налогом у получателя дохода, затем выбирайте соответствующую строку. Их назначение закреплено в подп. 13, 18 и 19 п. 28 порядка заполнения.

Когда деньги уже возвращены налогоплательщику, возврат отражают в строке 190. Она предназначена для общей суммы возвращённого налога с начала налогового периода. Поэтому при заполнении расчёта разграничивайте излишнее удержание и состоявшийся возврат: для каждого предусмотрен собственный показатель. Назначение строки 190 определено подп. 20 п. 28 порядка, а строки 180 — подп. 19 того же пункта.

Возврат за последний квартал дополнительно распределяют по времени. В строке 191 показывают налог, возвращённый с 1 по 22 число первого месяца квартала. Строка 192 охватывает возвраты с 23 числа первого месяца по 22 число второго месяца. Для промежутка с 23 числа второго месяца по 22 число третьего месяца предусмотрена строка 193. Возвраты с 23 числа до окончания третьего месяца относятся к строке 194. Такое распределение предусмотрено подп. 21–24 п. 28 порядка.

При сверке расчёта сопоставьте смысл показателя и охватываемый им период. Строка 180 отвечает на вопрос об излишне удержанном НДФЛ с начала налогового периода, строка 190 — о возвращённом за этот период налоге, а строки 191–194 уточняют время возвратов в последнем квартале. Так вы отделите сведения об излишнем удержании от сведений о выплате возвращаемого налога человеку и сможете заполнить каждую строку по её назначению согласно п. 28 порядка.